Mikä on myyntitilaus?

Usein termi Myyntitilaus heitetään ilmaan sellaisten sanojen rinnalla kuin "myyntitilaus" tai "myyntitilaus". ostotilaus ja lasku. Mutta miten myyntitilaus eroaa, mitä se tarkalleen ottaen on ja mitä siitä pitäisi tietää? Olemme täällä auttamassa sinua vastaamaan kaikkiin näihin kysymyksiin ja ymmärtämään paremmin tämän tärkeän aiheen perusteita.

Aluksi myyntitilaus on aina asiakirja, joka luo yhteyden myyjien ja ostajien välille. Myyntitilaus muistuttaa laskuja ja muita tilauksia siinä mielessä, että siinä tunnustetaan myyntitapahtuma. Tämän asiakirjan antaa myyjä ja se annetaan asiakkaalle (ostajalle). Myyntitilauksessa on tietoja, jotka liittyvät kauppaan sisältyviin kohteisiin (tavaroihin ja/tai palveluihin). Mutta hetkinen... Eikö lasku ole juuri sitä?

No, ei aivan. Vaikka myyjä/myyjä laatii sekä laskuja että myyntitilauksia, ne ovat aivan eri asiakirjoja. Todellisuudessa myyntitilaus liittyy enemmän asiakirjaan nimeltä Ostotilaus ja se syntyy yleensä sen rinnalla. Mutta kun ostotilaus lähetetään asiakkaalta myyjälle, myyntitilaus toimii täysin päinvastaisessa järjestyksessä. Myyntitilaus syntyy yleensä sen jälkeen, kun asiakas on lähettänyt pyynnön ostaa jotain yritykseltäsi.

Lyhyesti sanottuna myyntitilaus on siis asiakirja, joka luodaan vastauksena asiakkaasi tekemään ostotilaukseen. Se on tavallaan kuin tarjous, mutta ei täysin, sillä myyntitilaukset jaetaan yleensä toimittajien ja heidän asiakkaidensa välisten oikeudellisesti sitovien pitkäaikaisten sopimusten tai vastaavien pitkäaikaisten liiketoimintasopimusten yhteydessä.

Ensinnäkin - laskut ovat samankaltaisia kuin myyntitilaukset, mutta eivät sama asia. Vaikka niissä saattaa olla samoja tietoja, ne toimitetaan liiketoimintatapahtuman täysin eri vaiheissa.

Myyntitilaus tulee ensin. Koska se syntyy yleensä pitkäaikaisen toimitussopimuksen rinnalla, on helppo päätellä, että myyntitilaus syntyy ennen ostotapahtumaa. Yritys voi siis tehdä suuren ostotilauksen ja allekirjoittaa toimitussopimuksen kiinteästä tavaramäärästä kuukaudessa, vaikkapa 10 tonnista omenoita kuukausittain. Kun tämä sopimus tulee voimaan, myyjällä on aikaa koota, hankkia tai kerätä 10 tonnia omenoita ja lähettää ne ostajalle. Tämä johtaa meidät myös toiseen eroavaisuuteen näiden kahden asiakirjan välillä. Myyntitilauksessa on yleensä odotetut tai taatut tilauksen täyttämispäivät.

Toisaalta tarjous laaditaan sen jälkeen, kun maksutapahtuma on saatu päätökseen. Myyntitilaus tulee siis ensin, sitten tilaus täytetään, ja vasta kun omenat on toimitettu, lähetetään lasku.

Näissä asiakirjoissa korostuu ja näkyy organisaatiosi taloudellinen hyvinvointi. Niistä voi käydä ilmi tulevat kassavirtaluvut ja ne auttavat suunnittelemaan neljännesvuosistrategiat paremmin. Luomalla ja tuottamalla myyntitilauksia valmistajat ja muut yritykset voivat seurata tulevia sitoumuksiaan sekä saataviaan.

Sen sijaan, että yritykset olisivat sidottuja suullisiin sopimuksiin, jotka eivät ole oikeudellisesti sitovia, ne voivat tehdä myyntitilauksia ja taata automaattisesti tilauksen täyttämisen maksua vastaan joskus tulevaisuudessa. Myyntitilaukseen liitetyt tiedot ovat myös erittäin tärkeitä. Yritykset, jotka myyvät ja valmistavat paljon tuotteita, voivat seurata myydyimpiä tuotteitaan, huomata tehokkaimmat työntekijänsä jne. On myös lakisääteisiä velvoitteita, jotka pakottavat pitämään kirjaa tällaisista asiakirjoista. Nämä velvoitteet ovat yleensä paikallisten veroviranomaisten laatimia.

Jos asiakkaasi kanssa syntyy riitoja ja/tai erimielisyyksiä, myyntitilauksilla on suuri merkitys niiden ratkaisemisessa oikeudessa tai sen ulkopuolella. Koska myyntitilaus osoittaa molemminpuolista yhteisymmärrystä kaupan ehdoista, se auttaa ratkaisemaan päätöksen pikemminkin yrityksesi kuin asiakkaan eduksi.

Jos pystyt pitämään kirjaa kaikesta, se tarkoittaa, että taloudelliset tietosi ovat kunnossa eivätkä keinotekoisesti paisuta tai paisuta tärkeitä lukuja, kuten voittoja, tuloja jne.

Myyntitilausten luomiseen ja hallintaan tarvitaan oikeat ohjelmistot ja työkalut. Aluksi myyntitilaukset syntyvät yleensä henkilökunnan ja/tai myyjien toimesta. Heillä pitäisi olla käytettävissään muokattava malli tai heidän pitäisi hyödyntää omia digitaalisia resurssejaan työn tekemiseen.

Kun ehdoista on sovittu ja asiakas on hyväksynyt tarjouksen, henkilökuntasi voi lisätä tiedot malliin ja luoda uuden myyntitilausasiakirjan. Mallit on helpointa tehdä Excelissä, mutta suuremmassa organisaatiossa tonneittain Excel-taulukoita on melko sotkuista käsitellä. Tämän vuoksi voi olla parasta käyttää erityistä kirjanpito-ohjelmistoa. Se säilyttää siistit tiedot aiemmista toiminnoistasi ja tarjoaa samalla joustavuutta muokkaamiseen ja muutoksiin. Voit palkata graafisen suunnittelijan tai käyttää ilmaisia resursseja verkossa (esim. Canvan kaltaisia) visuaalisen mallin luomiseen. Jos ohjelmistosi sallii sen, voit tuoda tämän mallin ja tehdä siitä interaktiivisen kirjanpito-ohjelmistoa varten. Tämä auttaa yritystäsi tuottamaan lukijaystävällisiä ja erittäin selkeitä myyntitilausasiakirjoja.

Kuten olet siis lukenut, myyntitilaus on asiakirja, jossa vahvistetaan asiakkaan ja myyjän aikomus vaihtaa rahaa tavaroita ja/tai palveluja vastaan. Myyntitilauksen laatii myyjä, ja se sisältää melko pitkälti samat tiedot kuin lasku. Mutta kun laskut jaetaan kaupan tekemisen loppuvaiheessa (tavaroiden toimittamisen jälkeen), myyntitilaus lähetetään aikaisemmin. Asiakirja sisältää yleensä tärkeitä tietoja määräajoista ja odotetuista toimituspäivistä.