Что такое заказ на продажу?

Достаточно часто термин "Sales order" употребляется рядом с такими словами, как заказ на покупку и счет-фактура. Но чем отличается заказ на продажу, что это такое и что вы должны о нем знать? Мы готовы ответить на все эти вопросы и помочь вам лучше понять основы этой важной темы.

Начнем с того, что заказ на продажу всегда имеет форму документа, который создает связь между продавцами и покупателями. Заказ на продажу похож на счета-фактуры и другие заказы тем, что он признает факт продажи. Этот документ оформляется продавцом и передается клиенту (покупателю). В ордере на продажу содержатся сведения об объектах (товарах и/или услугах), включенных в сделку. Но подождите... Разве это не то же самое, что и счет-фактура?

Ну, не совсем. Несмотря на то, что поставщик/продавец генерирует как счета-фактуры, так и заказы на продажу, это совершенно разные документы. В действительности, заказ на продажу больше связан с документом под названием Заказ на покупку и обычно формируется вместе с ним. Но если заказ на покупку отправляется от клиента к продавцу, то заказ на продажу работает в полностью обратном порядке. Обычно заказ на продажу формируется после того, как клиент отправляет запрос на покупку чего-либо у вашего предприятия.

Итак, вкратце, заказ на продажу - это документ, созданный в ответ на заказ на покупку, сделанный вашими клиентами. Это что-то вроде котировки, но не совсем, поскольку заказы на продажу обычно выдаются вместе с юридически обязывающими долгосрочными соглашениями между поставщиками и их клиентами или в аналогичных долгосрочных деловых соглашениях.

Во-первых, счета-фактуры похожи, но не то же самое, что заказы на продажу. Несмотря на то, что в них может содержаться одна и та же информация, они предоставляются на совершенно разных этапах деловой сделки.

На первом месте стоит заказ на продажу. Поскольку он обычно формируется вместе с контрактом на поставку на длительный срок, легко вывести, что заказ на продажу создается до факта покупки. Таким образом, компания может сделать крупный заказ на покупку, заключить договор поставки на фиксированное количество товара в месяц, допустим, 10 тонн яблок ежемесячно. После вступления этого договора в силу у продавца есть время, чтобы собрать, заготовить или собрать 10 тонн яблок и отправить их покупателю. Это подводит нас к еще одному различию между двумя документами. В заказе на продажу обычно указываются ожидаемые или гарантированные сроки выполнения заказа.

С другой стороны, счет-фактура формируется после завершения сделки. Так, сначала поступает заказ на продажу, затем заказ выполняется, и только после доставки яблок высылается счет-фактура.

Эти документы отражают и показывают финансовое благополучие вашей организации. Они могут показать будущие показатели движения денежных средств и помочь лучше спланировать ваши квартальные стратегии. Создавая и генерируя заказы на продажу, производители и другие предприятия могут отслеживать свои будущие обязательства, а также дебиторскую задолженность.

Вместо устных соглашений, которые не имеют юридической силы, компании могут размещать заказы на продажу и автоматически гарантировать выполнение заказа в обмен на оплату в будущем. Информация, содержащаяся в заказе на продажу, также очень важна. Компании, которые продают и производят много продукции, могут отслеживать свои бестселлеры, отмечать наиболее эффективных сотрудников и т.д. Существуют также юридические обязательства, которые обязывают вас вести учет таких документов. Эти обязательства обычно разрабатываются местными налоговыми органами.

В случае возникновения споров и/или разногласий с вашими клиентами заказы на продажу играют огромную роль в их разрешении в суде или во внесудебном порядке. Поскольку ордер демонстрирует взаимное согласие по условиям сделки, это помогает склонить решение в пользу вашей компании, а не клиента.

Если вы сможете уследить за всем, это означает, что ваши финансовые данные в порядке и не будут искусственно занижать или завышать такие важные показатели, как прибыль, выручка и т.д.

Очень важно иметь правильное программное обеспечение и инструменты для формирования и управления заказами на продажу. Начнем с того, что заказы на продажу обычно генерируются вашим персоналом и/или торговыми представителями. Они должны иметь доступ к редактируемому шаблону или использовать свои собственные цифровые ресурсы для выполнения работы.

Таким образом, после согласования условий и утверждения расценок клиентом ваши сотрудники могут вставить данные в шаблон и создать новый документ заказа на продажу. Шаблоны проще всего создавать в Excel, но для крупной организации тонны листов Excel - это довольно муторное занятие. Именно поэтому лучше всего использовать специализированное бухгалтерское программное обеспечение. Оно сохранит аккуратные записи о ваших прошлых операциях и в то же время обеспечит гибкость при редактировании и внесении изменений. Вы можете нанять графического дизайнера или использовать бесплатные ресурсы в Интернете (например, Canva) для создания визуального шаблона. Если ваше программное обеспечение позволяет, вы можете импортировать этот шаблон и сделать его интерактивным для бухгалтерской программы. Это поможет вашему бизнесу создавать удобные для чтения и очень понятные документы заказов на продажу.

Итак, как вы уже прочитали, заказ на продажу - это документ, подтверждающий намерение клиента и продавца обменять деньги на товары и/или услуги. Заказ на продажу составляется продавцом и содержит практически ту же информацию, что и счет-фактура. Но если счета-фактуры передаются на последнем этапе заключения сделки (после поставки товара), то заказ на продажу отправляется раньше. В этом документе обычно содержатся важные данные о сроках и предполагаемых датах поставки.