Vad är en försäljningsorder?

Ofta kastas begreppet försäljningsorder runt bredvid begrepp som inköpsorder. och faktura. Men hur skiljer sig försäljningsordern från andra order, vad exakt är det och vad bör du veta om den? Vi är här för att hjälpa dig att besvara alla dessa frågor och hjälpa dig att bättre förstå grunderna i detta viktiga ämne.

Till att börja med är en beställning alltid ett dokument som skapar en länk mellan säljare och köpare. Orderkortet liknar fakturor och andra beställningar på så sätt att det erkänner att det rör sig om en försäljning. Detta dokument utfärdas av säljaren och överlämnas till kunden (köparen). I försäljningsordern finns uppgifter om de objekt (varor och/eller tjänster) som ingår i transaktionen. Men vänta... Är det inte precis vad en faktura är?

Inte precis. Även om säljaren genererar både fakturor och beställningar är det helt olika dokument. I själva verket är en beställning mer kopplad till det dokument som kallas Inköpsorder och genereras vanligtvis tillsammans med den. Men medan inköpsordern skickas från kunden till säljaren fungerar försäljningsordern i helt omvänd ordning. Vanligtvis genereras försäljningsordern efter att kunden skickar en begäran om att köpa något från ditt företag.

I korthet är försäljningsordern ett dokument som genereras som svar på en beställning från dina kunder. Det är ungefär som en offert, men inte helt och hållet, eftersom försäljningsorder vanligtvis delas ut tillsammans med juridiskt bindande långsiktiga avtal mellan leverantörer och deras kunder eller i liknande långsiktiga affärsavtal.

Först och främst - fakturor liknar, men är inte samma sak som försäljningsorder. Även om de kan innehålla samma information, levereras de i helt olika faser av en affärstransaktion.

Försäljningsordern kommer först. Eftersom den vanligtvis skapas tillsammans med ett långsiktigt leveransavtal är det lätt att dra slutsatsen att en beställning skapas före köpet. Ett företag kan alltså göra en stor inköpsorder, teckna ett leveransavtal för en fast mängd varor per månad, låt oss säga 10 ton äpplen per månad. Efter att detta kontrakt träder i kraft har säljaren tid på sig att samla ihop, införskaffa eller samla in 10 ton äpplen och skicka dem till köparen. Detta leder oss också till ännu en skillnad mellan de två dokumenten. En försäljningsorder är vanligtvis fylld med förväntade eller garanterade datum för orderuppfyllelse.

Å andra sidan genereras en offert efter att transaktionen har slutförts. En beställning kommer alltså först, sedan uppfylls beställningen och först när äpplena har levererats skickas fakturan.

Dessa dokument belyser och visar din organisations ekonomiska välstånd. De kan visa framtida kassaflöden och hjälpa dig att bättre planera dina kvartalsstrategier. Genom att skapa och generera försäljningsorder kan tillverkare och andra företag hålla reda på sina framtida åtaganden samt sina kundfordringar.

I stället för att vara bundna till muntliga avtal som inte är juridiskt bindande kan företag lägga upp försäljningsorder och automatiskt garantera att beställningen uppfylls i utbyte mot betalning någon gång i framtiden. Den information som läggs in i försäljningsordern är också superviktig. Företag som säljer och tillverkar många produkter kan hålla reda på sina bästsäljare, notera de mest effektiva medarbetarna osv. Det finns också rättsliga skyldigheter som tvingar dig att hålla reda på sådana dokument. Dessa skyldigheter upprättas vanligtvis av dina lokala skattemyndigheter.

Vid tvister och/eller meningsskiljaktigheter med dina kunder spelar försäljningsorder en stor roll för att lösa dem i eller utanför domstol. Eftersom beställningen visar att det finns en ömsesidig överenskommelse om villkoren för transaktionen, bidrar den till att beslutet gynnar ditt företag snarare än kunden.

Om du kan hålla reda på allting betyder det att dina ekonomiska uppgifter är i ordning och att du inte på konstgjord väg kommer att deflatera eller blåsa upp viktiga siffror som vinst, intäkter osv.

Det är viktigt att ha rätt programvara och verktyg för generering och hantering av försäljningsorder. Till att börja med genereras försäljningsorder vanligtvis av din personal och/eller dina säljare. De bör ha tillgång till en redigerbar mall eller använda sina egna digitala resurser för att få jobbet gjort.

När villkoren har överenskommits och offerten har godkänts av kunden kan personalen infoga uppgifterna i mallen och skapa ett nytt dokument för försäljningsorder. Mallar görs enklast i Excel, men för en större organisation är tonvis med Excel-ark ganska rörigt att hantera. Därför kan det vara bäst att använda dedikerade bokföringsprogram. Det kommer att hålla en snygg dokumentation av din tidigare verksamhet samtidigt som det ger flexibilitet för redigering och ändringar. Du kan anlita en grafisk designer eller använda gratis resurser på nätet (t.ex. sådana som Canva) för att skapa en visuell mall. Om din programvara tillåter det kan du importera den mallen och göra den interaktiv för bokföringsprogrammet. Detta kommer att hjälpa ditt företag att generera läsarvänliga och mycket tydliga dokument för försäljningsorder.

Som du har läst är försäljningsordern ett dokument som bekräftar kundens och säljarens avsikt att byta pengar mot varor och/eller tjänster. Försäljningsordern skapas av säljaren och innehåller i stort sett samma information som fakturan. Men medan fakturan delas ut i den sista fasen av affären (efter det att varorna har levererats), skickas beställningen tidigare. Dokumentet innehåller vanligtvis viktiga uppgifter om tidsfrister och förväntade leveransdatum.