Mikä on ostotilaus?

Lue, miksi yrityksesi tarvitsee ostotilauksia.

Domas Bitvinskas

Yhteisperustaja, Atlasmic

Kun pyörität pientä yritystä, moni asia voi mennä pieleen. Otetaan esimerkiksi toimitusten hallinta. Ihanteellisessa maailmassa se olisi niin yksinkertaista, että teet tilauksen, maksat sen ja vastaanotat tavarat.

Emme kuitenkaan elä täydellisessä maailmassa, ja onnettomuuksia voi sattua ja tapahtuu. Jo yksi kirjoitusvirhe voi riittää siihen, että tavarat toimitetaan väärään osoitteeseen, lähetetään väärä määrä tai veloitetaan väärä summa.

Vaikka se saattaa vaikuttaa pieneltä ja melko helposti korjattavalta ongelmalta, se voi itse asiassa johtaa lähetysten ja varastojen viivästymiseen, vajauksiin, maksuongelmiin ja muuhun. Ja valitettavasti tässä nopeatempoisessa maailmassa muutama huono tilaus voi pilata yrityksesi maineen peruuttamattomasti.

Tässä kohtaa ostotilaukset tulevat avuksesi.

Mikä on ostotilaus?

Ostotilaus on oikeudellinen asiakirja, jonka ostaja esittää tavarantoimittajalle tai myymälälle ja jolla valtuutetaan osto. Sen sisältä löytyvät tiedot tilatuista tuotteista, määrästä, hinnasta, veroista, toimitus- ja laskutusosoitteista sekä muista olennaisista tiedoista.

Ostotilaukset (usein myös ostotilaukset) suojaavat sekä myyjän että ostajan etua dokumentoimalla virallisesti liiketoimen. Siinä ilmoitetaan selkeästi myyjälle esitetty pyyntö ja ehkäistään sekaannuksia.

Tässä on esimerkki siitä, miltä ostotilaus voi näyttää:

Onko ostotilauksilla oikeudellinen painoarvo?

Ostotilaus on todellakin myyjää ja ostajaa oikeudellisesti sitova sopimus, mutta se toimii vain, jos myyjä hyväksyy sen.

Jos ostaja kieltäytyy maksamasta tilausta, myyjä on suojattu ja voi ryhtyä oikeustoimiin. Tämä toimii tietysti molempiin suuntiin - jos ostaja on suorittanut maksun, mutta myyjä kieltäytyy tai ei pysty suorittamaan tilausta.

Ostotilausten käytön edut

Ostotilaukset, kuten monet muutkin asiakirjat, eivät ehkä auta sinua tuottamaan enemmän myyntiä, mutta niiden avulla voit varmasti seurata liiketoimintaa paremmin. Seuraavassa on muutamia ostotilausten käytön etuja:

Ostotilausten avulla voit seurata tilauksia helposti

Jos vastaanotat paljon tilauksia, toimitusryhmäsi voi nopeasti hukkua ilman oikeanlaista dokumentaatiota. Luodinkestävä tilaustilausjärjestelmä auttaa seuraamaan toimituksia, toimituksia, täyttöpäiviä ja muita teknisiä yksityiskohtia.

Estää päällekkäiset tilaukset

Tämä on yksi ostotilausjärjestelmän käyttöönoton tärkeimmistä eduista. Käyttämällä tilaustilauksia ja niiden vastaavuutta laskuihin voit varmistaa, että lähetät oikeat tuotteet oikeissa määrissä, erityisesti kun yrityksesi skaalautuu.

Ostotilaukset ovat oikeudellisia asiakirjoja

Kun väistämättä syntyy riita, ostotilausta voidaan käyttää oikeudellisena asiakirjana, jolla vahvistetaan liiketoimi tai tilaus.

Dokumentointi auttaa ehkäisemään petoksia

Tehokkaan hankintojen seurantajärjestelmän avulla voit helposti tunnistaa vilpilliset maksut, virheelliset laskut ja muut virheet tai huijausyritykset.

Syvällisempi katsaus talouteen

Digitalisoitu järjestelmä ei auta vain ostotilausten seurannassa vaan myös muiden niihin liittyvien tietojen tarkastelussa. Täällä voit tarkastella maksettuja ja maksamattomia tilauksia ja saada paremman käsityksen siitä, miten raha virtaa yritykseesi.

Ostotilaukset yksinkertaistavat tarkastuksia

Jos sinua joskus tarkastetaan, ostotilaukset helpottavat huomattavasti tietojen keräämistä ja ristiintarkastusta. Sinun tarvitsee vain verrata ostotilauksia laskuihin ja pakkauskortteihin. Pitkä ja vaikea prosessi yksinkertaistuu huomattavasti.

Ovatko laskut ja ostotilaukset samoja?

Ei, vaikka näiden kahden asiakirjan sisältö on samankaltainen, laskut ja ostotilaukset eivät ole sama asia. Ensinnäkin myyjä laatii laskun. Laskuja käytetään tyypillisesti maksun perimiseen, erityisesti silloin, kun on kyse erityisehdoista. Vaihtoehtoisesti lasku voidaan lähettää myös saadun maksun vahvistamiseksi ja kirjaamiseksi.

Ostotilauksissa mainitaan kuitenkin lähes aina laskun numero ja päinvastoin, jotta voidaan varmistaa, että nämä kaksi asiakirjaa liittyvät toisiinsa. Tämä yksinkertaisesti helpottaa organisointia ja dokumentointia.

On myös tärkeää huomata, että laskut eivät yleensä sisällä tietoja toimituksesta, teknisiä tietoja tai muita tietoja.

Tässä on esimerkki:

Kuvittele, että sinun on tilattava uusi tietokone kotitoimistoosi. Ensin luot ostotilauksen, jossa on tilauksen tiedot: ostettava tuote, määrä, toimitustiedot, tekniset tiedot ja lisätiedot. Lähetät tämän ostotilauksen myyjälle - yritykselle, joka toteuttaa tilauksesi.

Kun he ovat vahvistaneet, että heillä on haluamasi tuotteet varastossa, he voivat hyväksyä ostotilauksen, ja voit maksaa sen käytettävissä olevan maksutavan kautta. Kun maksu on käsitelty ja vastaanotettu, myyjä lähettää tilauksesi, antaa sinulle toimitustiedot, seurantanumerot ja laskun.

Laskun tyypistä riippuen se vahvistaa, että maksutapahtuma on valmis - olet maksanut tuotteesi, tai se sisältää yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten voit maksaa tilauksen, sekä eräpäivän, jos et ole vielä maksanut.

Voit verrata laskua tilaukseen ja varmistaa, että maksoit oikeista tuotteista. Lisäksi voit verrata sekä tilausta että laskua lähetys- ja pakkauskirjaan - tätä kutsutaan kolmitievertailuksi (Lue lisää).

Ovatko myyntitilaukset ja ostotilaukset sama asia?

Myyntitilauksilla on eri tarkoitus kuin laskuilla, eivätkä ne ole sama asia kuin ostotilaukset. Myyntitilaukset ovat myyjien ja tavarantoimittajien tuottamia, ja ne toimivat myynnin vahvistuksena. Kirjoitimme myös artikkelin myyntitilauksista, jos olet kiinnostunut oppimaan lisää (klikkaa tästä).

Pitäisikö ostotilausprosessi automatisoida?

Paperin käyttö on loppumassa. Fyysiset asiakirjat ovat haitallisia ympäristölle, mutta niitä on myös hankala säilyttää. Sinun on huolehdittava säilytystilasta, täyttöjärjestelmistä ja paljon muusta. Puhumattakaan siitä, että fyysiset asiakirjat voivat helposti kadota, vahingoittua tai jopa tuhoutua.

Jos annat tämän tapahtua, seurauksena on lopulta puuttuvia tapahtumatietoja, ongelmia verojen jättämisessä ja monia muita ongelmia, jotka maksavat sinulle aikaa ja rahaa.

Onneksi on paljon ohjelmistojärjestelmiä, jotka digitalisoivat ostotilausprosessin sekä laskut, myyntitilaukset ja muut asiakirjat. Tämä helpottaa huomattavasti tarvittavien tietojen tallentamista ja löytämistä. Tämän lisäksi ottamalla käyttöön varmuuskopiot suojaudut tietojen menetyksiltä.

Päätelmä

Ostotilaukset ovat välttämätön asiakirja kaikille yrityksille, jotka käsittelevät fyysisiä toimituksia, ja niistä on varmasti apua niille, jotka käsittelevät digitaalisia tavaroita tai palveluja.

Ostotilausjärjestelmän käyttöönotto auttaa sinua seuraamaan yrityksesi taloutta, tunnistamaan vilpilliset maksut ja dokumentoimaan kasvua.

Tämän lisäksi ostotilaukset auttavat välttämään ongelmia, joita voi ilmetä toimituksen, toimitusten ja muiden tilausten toteuttamisprosessien aikana.

Lopuksi on tärkeää muistaa, että tämä asiakirja on oikeudellisesti sitova siitä lähtien, kun myyjä on sen hyväksynyt. Tämä auttaa sinua suojaamaan yritystäsi, jos ongelmia sattuu ilmenemään.

On kuitenkin parasta ottaa käyttöön digitalisoitu sähköinen hankinta- tai ostotilausprosessin hallintajärjestelmä. Sen lisäksi, että se tekee ympäristöstä vihreämmän, se myös helpottaa tietojen tallentamista ja hallintaa huomattavasti.

Lisää yrityksesi kasvuun