Co to jest zamówienie sprzedaży?

Często termin "zlecenie sprzedaży" jest wymieniany obok takich słów jak zamówienie oraz faktura. Ale czym różni się zlecenie sprzedaży, co to dokładnie jest i co powinieneś o nim wiedzieć? Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci odpowiedzieć na wszystkie te pytania i pomóc Ci lepiej zrozumieć podstawy tego ważnego tematu.

Na początek, zamówienie sprzedaży jest zawsze w formie dokumentu, który tworzy więź między sprzedającymi i kupującymi. Zamówienie sprzedaży jest podobne do faktur i innych zamówień w taki sposób, że uznaje fakt sprzedaży. Dokument ten jest wystawiany przez sprzedawcę i przekazywany klientowi (kupującemu). W zamówieniu sprzedaży znajdują się szczegóły dotyczące przedmiotów (towarów i/lub usług) objętych transakcją. Ale zaraz... Czy nie tym właśnie jest faktura?

Cóż, nie do końca. Pomimo tego, że sprzedawca generuje zarówno faktury jak i zamówienia sprzedaży, są to zupełnie inne dokumenty. W rzeczywistości, zamówienie sprzedaży jest bardziej powiązane z dokumentem o nazwie Zamówienie i zazwyczaj jest generowane równolegle z nim. Jednak, podczas gdy zamówienie zakupu jest wysyłane od klienta do sprzedawcy, zamówienie sprzedaży działa w zupełnie odwrotnej kolejności. Zazwyczaj, zlecenie sprzedaży jest generowane po tym, jak klient wysyła prośbę o zakup czegoś od Twojej firmy.

Tak więc, w skrócie, zamówienie sprzedaży jest dokumentem, generowanym w odpowiedzi na zamówienie zakupu, dokonane przez Twoich klientów. Jest to coś w rodzaju oferty, ale nie do końca, ponieważ zamówienia sprzedaży są zazwyczaj przekazywane wraz z prawnie wiążącymi długoterminowymi umowami pomiędzy dostawcami i ich klientami lub w podobnych długoterminowych umowach biznesowych.

Po pierwsze - faktury są podobne, ale nie takie same jak zamówienia sprzedaży. Nawet jeśli zawierają te same informacje, to są one dostarczane w zupełnie innych fazach transakcji biznesowej.

Zamówienie sprzedaży pojawia się jako pierwsze. Ponieważ jest ono zazwyczaj generowane wraz z umową na dostawę długoterminową, łatwo wywnioskować, że zamówienie sprzedaży jest tworzone przed faktem zakupu. Tak więc, firma może złożyć duże zamówienie zakupu, podpisać umowę na dostawę ustalonej ilości towaru miesięcznie, powiedzmy 10 ton jabłek miesięcznie. Po wejściu w życie tej umowy, sprzedawca ma czas na zmontowanie, pozyskanie lub zgromadzenie 10 ton jabłek i wysłanie ich do kupującego. To prowadzi nas również do kolejnej różnicy pomiędzy tymi dwoma dokumentami. Zamówienie sprzedaży jest zazwyczaj wypełnione oczekiwanymi lub gwarantowanymi datami realizacji zamówienia.

Z kolei wycena generowana jest po zakończeniu transakcji. Czyli najpierw pojawia się zamówienie sprzedaży, następnie zamówienie jest realizowane, a dopiero po dostarczeniu jabłek wysyłana jest faktura.

Dokumenty te podkreślają i wyświetlają finansowy dobrobyt Twojej organizacji. Mogą one pokazać przyszłe dane dotyczące przepływów pieniężnych i pomóc lepiej zaplanować strategie kwartalne. Poprzez tworzenie i generowanie zleceń sprzedaży, producenci i inne firmy są w stanie śledzić swoje przyszłe zobowiązania, jak również swoje należności.

Zamiast wiązać się ustnymi umowami, które nie są prawnie wiążące, firmy mogą składać zamówienia sprzedaży i automatycznie gwarantować realizację zamówienia w zamian za zapłatę w przyszłości. Informacje umieszczone w zleceniu sprzedaży są również bardzo ważne. Firmy, które sprzedają i produkują wiele produktów mogą śledzić swoje bestsellery, zauważać najbardziej wydajnych pracowników itp. Istnieją również zobowiązania prawne, które wymuszają przechowywanie takich dokumentów. Obowiązki te są zazwyczaj sporządzane przez lokalne władze podatkowe.

W przypadku sporów i/lub nieporozumień z klientami, zamówienia sprzedaży odgrywają ogromną rolę w ich rozwiązywaniu w sądzie lub poza nim. Ponieważ zamówienie pokazuje wzajemną zgodę na warunki transakcji, pomaga to w podjęciu decyzji na korzyść Twojej firmy, a nie klienta.

Jeśli możesz śledzić wszystko, oznacza to, że Twoje dane finansowe są w porządku i nie będą sztucznie zaniżać lub zawyżać ważnych liczb, takich jak zyski, przychody itp.

Niezwykle ważne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania i narzędzi do generowania i zarządzania zleceniami sprzedaży. Na początek, zlecenia sprzedaży są zazwyczaj generowane przez pracowników i/lub przedstawicieli handlowych. Powinni oni mieć dostęp do edytowalnego szablonu lub wykorzystywać własne zasoby cyfrowe, aby wykonać pracę.

Tak więc, po uzgodnieniu warunków i zatwierdzeniu oferty przez klienta, Twoi pracownicy mogą wstawić dane do szablonu i stworzyć nowy dokument zamówienia sprzedaży. Szablony są najłatwiejsze do wykonania w programie Excel, ale dla większej organizacji, tony arkuszy Excel są dość niechlujne do obsługi. Dlatego najlepiej jest korzystać z dedykowanego oprogramowania księgowego. Będzie ono przechowywało schludny zapis Twoich dotychczasowych operacji, dając jednocześnie elastyczność w zakresie edycji i zmian. Możesz zatrudnić grafika lub skorzystać z darmowych zasobów online (np. Canva), aby stworzyć wizualny szablon. Jeśli Twoje oprogramowanie na to pozwala, możesz zaimportować ten szablon i uczynić go interaktywnym dla oprogramowania księgowego. Pomoże to Twojej firmie generować przyjazne dla czytelnika i bardzo przejrzyste dokumenty zamówień sprzedaży.

Tak więc, jak już przeczytałeś, zamówienie sprzedaży jest dokumentem, który potwierdza zamiar klienta i sprzedawcy do wymiany pieniędzy za towary i/lub usługi. Zamówienie sprzedaży jest generowane przez sprzedawcę i zawiera prawie te same informacje, co faktura. O ile jednak faktury są wystawiane w ostatniej fazie transakcji (po dostarczeniu towaru), o tyle zamówienie sprzedaży jest wysyłane wcześniej. Dokument ten zawiera zazwyczaj ważne dane dotyczące terminów i przewidywanych dat dostawy.