O que é uma ordem de venda?

Muitas vezes, o termo ordem de venda é atirado ao lado de ordem de compra e factura. Mas como é diferente a ordem de venda, o que é exatamente e o que você deve saber sobre ela? Estamos aqui para ajudar a responder a todas estas perguntas e ajudá-lo a entender melhor os fundamentos deste importante tópico.

Para começar, uma ordem de venda é sempre na forma de um documento que cria uma ligação entre vendedores e compradores. A ordem de venda é semelhante a facturas e outras ordens de venda de uma forma que reconhece o facto de uma venda. Este documento é emitido pelo vendedor e entregue ao cliente (comprador). Dentro da ordem de venda, o usuário encontrará detalhes relacionados aos objetos (mercadorias e/ou serviços) incluídos na transação. Mas espere... Não é isso mesmo que é uma factura?

Bem, não exactamente. Embora o fornecedor/vendedor gere tanto facturas como ordens de venda, são documentos bastante diferentes. Na realidade, uma ordem do cliente está mais ligada ao documento chamado Pedido de compra e normalmente é gerada ao lado dela. Mas, enquanto o pedido de compra é enviado do cliente para o fornecedor, a ordem do cliente funciona na ordem inversa completa. Normalmente, a ordem do cliente é gerada depois que o cliente envia um pedido de compra de algo do seu negócio.

Assim, em suma, a ordem de venda é um documento, gerado em resposta a um pedido de compra, feito pelos seus clientes. É como uma cotação, mas não totalmente, uma vez que as ordens de venda são normalmente entregues juntamente com acordos de longo prazo legalmente vinculativos entre fornecedores e seus clientes ou em acordos comerciais semelhantes de longo prazo.

Em primeiro lugar - as facturas são semelhantes, mas não são as mesmas que as ordens de venda. Embora possam divulgar as mesmas informações dentro delas, são entregues em fases totalmente diferentes de uma transação comercial.

A ordem de venda vem primeiro. Como geralmente é gerada junto com um contrato de fornecimento a longo prazo, é facilmente deduzível que uma ordem do cliente é criada antes do fato da compra. Assim, uma empresa pode fazer um grande pedido, assinar um contrato de fornecimento para uma quantidade fixa de mercadorias por mês, digamos 10 toneladas de maçãs por mês. Após este contrato entrar em vigor, o vendedor tem tempo para montar, adquirir ou recolher 10 toneladas de maçãs e enviá-las ao comprador. Isto também nos leva a mais uma diferença entre os dois documentos. Uma ordem de venda é normalmente preenchida com datas previstas ou garantidas de cumprimento da ordem.

Por outro lado, uma cotação é gerada após a conclusão da transação. Assim, uma ordem de venda vem primeiro, depois o pedido é cumprido, e só depois da entrega das maçãs é que a fatura é enviada.

Estes documentos destacam e mostram o bem-estar financeiro da sua organização. Eles podem mostrar os números do fluxo de caixa futuro e ajudar a planejar melhor suas estratégias trimestrais. Ao criar e gerar ordens de venda, os fabricantes e outras empresas são capazes de acompanhar os seus compromissos futuros, bem como as suas contas a receber.

Em vez de estarem vinculadas a acordos verbais, que não são juridicamente vinculativos, as empresas podem colocar ordens de venda e garantir automaticamente o cumprimento da ordem em troca do pagamento em algum momento no futuro. As informações colocadas na ordem de venda também são super importantes. As empresas que vendem e fabricam muitos produtos podem acompanhar os seus best-sellers, reparar nos empregados mais eficientes, etc. Existem também obrigações legais que o obrigam a acompanhar tais documentos. Estas obrigações são normalmente elaboradas pelas autoridades fiscais locais.

Em caso de disputas e/ou desacordos com os seus clientes, as ordens de venda desempenham um enorme papel na resolução das mesmas em tribunal ou fora dele. Uma vez que a encomenda apresenta um acordo mútuo sobre os termos da transacção, isto ajuda a influenciar a decisão em benefício da sua empresa e não do cliente.

Se você puder acompanhar tudo, isso significa que seus dados financeiros estão em ordem e não vão deflacionar artificialmente ou inflar números importantes como lucros, receitas, etc.

É crucial ter o software e as ferramentas certas para a geração e gestão de ordens de venda. Para começar, as ordens de venda são normalmente geradas pelo seu pessoal e/ou representantes de vendas. Eles devem ter acesso a um modelo editável ou utilizar seus próprios recursos digitais para realizar o trabalho.

Assim, após os termos serem acordados, e o orçamento ser aprovado pelo cliente, a sua equipa pode inserir os dados no modelo e criar um novo documento de ordem de venda. Os templates são mais fáceis de fazer dentro do Excel, mas para uma organização maior, toneladas de planilhas Excel são bastante complicadas de manusear. É por isso que talvez seja melhor usar um software de contabilidade dedicado. Ele vai manter um registro limpo de suas operações passadas enquanto dá flexibilidade para edição e alterações. Você pode contratar um designer gráfico ou usar recursos gratuitos online (por exemplo, os do Canva) para criar um modelo visual. Se o seu software permitir, você pode importar esse template e torná-lo interativo para o software de contabilidade. Isto ajudará o seu negócio a gerar documentos de ordem de venda muito claros e de fácil leitura.

Assim, como você leu, a ordem de venda é um documento que confirma a intenção do cliente e do vendedor de trocar dinheiro por mercadorias e/ou serviços. A ordem do cliente é gerada pelo vendedor e contém praticamente as mesmas informações que a fatura. Mas, enquanto as faturas são entregues na última fase do negócio (após a entrega da mercadoria), a ordem do cliente é enviada mais cedo. O documento geralmente contém dados importantes sobre prazos e datas de entrega previstas.