Что такое заказ на поставку?

Узнайте, зачем нужны заказы на поставку для вашего бизнеса.

Domas Bitvinskas

Соучредитель, Atlasmic

Когда вы управляете малым бизнесом, многое может пойти не так. Возьмем, к примеру, управление поставками. В идеальном мире все было бы просто: вы делаете заказ, оплачиваете его и получаете товар.

Однако мы живем не в идеальном мире, и несчастные случаи могут происходить и происходят. Достаточно одного неправильно набранного письма, чтобы доставить товар не по адресу, отправить не то количество товара или выставить не ту сумму.

Хотя может показаться, что это небольшая и легко устранимая проблема, на самом деле она может привести к задержке отгрузки и пополнения запасов, дефициту, проблемам с оплатой и многим другим. И, к сожалению, в этом динамичном мире несколько неудачных заказов могут нанести непоправимый урон вашей деловой репутации.

Здесь вам на помощь приходят заказы на покупку.

Что такое заказ на поставку?

Заказ на поставку - это юридический документ, который покупатель предъявляет поставщику или магазину, санкционируя покупку. В нем содержится информация о заказанных товарах, количестве, цене, налогах, адресах доставки и выставления счета, а также другая важная информация.

Заказы на поставку (также часто называемые ДО) служат для защиты интересов продавца и покупателя, официально документируя сделку. Он четко передает запрос продавца и служит для предотвращения путаницы.

Вот пример того, как может выглядеть заказ на поставку:

Имеют ли заказы на поставку юридический вес?

Заказ на поставку действительно является юридически обязывающим договором для продавца и покупателя, но он работает только в том случае, если он принят продавцом.

Если покупатель отказывается оплачивать заказ, продавец защищен и может начать судебное разбирательство. И, конечно, это работает в обоих случаях - если покупатель произвел оплату, но продавец отказывается или не может выполнить заказ.

Преимущества использования заказов на поставку

Заказы на поставку, как и многие другие документы, возможно, не помогут вам произвести больше продаж, но определенно позволят вам лучше отслеживать бизнес. Вот несколько преимуществ использования заказов на поставку:

Заказы на поставку позволяют легко отслеживать заказы

Если вы получаете много входящих заказов, ваша команда по выполнению заказов может быстро оказаться перегруженной без надлежащей документации. Пуленепробиваемая система PO поможет отслеживать поставки, отгрузки, даты выполнения и другие технические детали.

Предотвращение дублирования заказов

Это одно из ключевых преимуществ внедрения системы заказов на поставку. Использование заказов на поставку для сопоставления их со счетами-фактурами поможет убедиться, что вы отправляете нужные товары в нужном количестве, особенно при масштабировании вашего бизнеса

Заказы на поставку служат юридическими документами

Когда неизбежно возникает спор, заказ на поставку может быть использован в качестве юридического документа, подтверждающего сделку или заказ.

Документация помогает предотвратить мошенничество

Эффективная система отслеживания закупок поможет вам легко выявить мошеннические платежи, дефектные счета-фактуры и другие ошибки или попытки мошенничества.

Более глубокое изучение ваших финансов

Оцифрованная система поможет не только отслеживать заказы на поставку, но и просматривать другие данные, связанные с ними. Здесь вы сможете просмотреть оплаченные и неоплаченные заказы и получить лучшее представление о том, как деньги поступают в ваш бизнес.

Заказы на поставку упрощают проведение аудита

Если вас когда-нибудь будут проверять, заказы на поставку значительно облегчат сбор и перекрестную проверку данных. Все, что вам нужно сделать, это сравнить заказы на поставку со счетами-фактурами и упаковочными листами. Долгий и сложный процесс становится намного проще.

Являются ли счета-фактуры и заказы на поставку одним и тем же?

Нет, несмотря на схожее содержание этих двух документов, счета-фактуры и заказы на поставку - это не одно и то же. Прежде всего, счет-фактура создается продавцом. Счета-фактуры обычно используются для получения оплаты, особенно если речь идет о конкретных условиях. Кроме того, счет-фактура может быть отправлен как способ подтверждения и регистрации полученного платежа.

Однако в ДО почти всегда указывается номер счета-фактуры, и наоборот, чтобы убедиться, что эти два документа связаны между собой. Это просто служит для облегчения организации и документирования.

Также важно отметить, что счета-фактуры обычно не содержат информации о доставке, технической информации и других данных.

Вот пример:

Представьте, что вам нужно заказать новый компьютер для своего домашнего офиса. Сначала вы создаете заказ на покупку, в котором указываете детали заказа: товар, который вы покупаете, количество, детали доставки, техническую и дополнительную информацию. Вы отправляете этот заказ продавцу - компании, которая будет выполнять ваш заказ.

После того, как они подтвердят, что у них на складе есть требуемые вами товары, они утвердят заказ на покупку, и вы сможете оплатить его с помощью доступного способа оплаты. После обработки и получения платежа продавец отправит ваш заказ, предоставит вам детали доставки, номера для отслеживания и счет-фактуру.

В зависимости от типа счета-фактуры, он подтверждает, что сделка завершена - вы оплатили продукцию, или содержит подробную информацию о том, как оплатить заказ, а также срок оплаты, если вы этого не сделали.

Вы можете использовать счет-фактуру и сравнить его с PO, чтобы убедиться, что вы заплатили за нужные товары. Кроме того, вы можете сравнить ДО и счет-фактуру с отгрузочным и упаковочным листом - это называется трехсторонним сопоставлением (узнать больше).

Являются ли заказы на продажу и заказы на покупку одним и тем же?

Подобно счетам-фактурам, заказы на продажу служат другой цели и не являются тем же самым, что заказы на покупку. Заказы на продажу генерируются продавцами и поставщиками и служат подтверждением факта продажи. Мы также написали статью о заказах на продажу, если вы хотите узнать больше (нажмите здесь).

Следует ли вам автоматизировать процесс заказа на поставку?

Давайте признаем, что бумага уходит в прошлое. Физические документы не только наносят вред окружающей среде, но и неудобны в хранении. Вам нужно беспокоиться о месте для хранения, системах заполнения и многом другом. Не говоря уже о том, что физические документы можно легко перепутать, повредить или даже уничтожить.

Если этого не делать, то в конечном итоге это приведет к отсутствию данных о транзакциях, проблемам при заполнении налоговой декларации и множеству других проблем, которые будут стоить вам времени и денег.

К счастью, существует множество программных систем, которые оцифровывают процесс заказа на поставку, а также счета-фактуры, заказы на продажу и другие документы. Это значительно облегчает хранение и поиск необходимых данных. Кроме того, внедряя резервное копирование данных, вы защищаете себя от их потери.

Заключение

Заказы на поставку являются обязательным документом для любого предприятия, имеющего дело с физическими поставками, и, безусловно, могут помочь тем, кто имеет дело с цифровыми товарами или услугами.

Внедрение системы заказов на поставку поможет вам следить за финансами вашей компании, выявлять мошеннические платежи и документировать рост.

Кроме того, заказы на поставку помогают избежать проблем, которые могут возникнуть во время доставки, пополнения запасов и других процессов выполнения заказов.

Наконец, важно помнить, что этот документ является юридически обязывающим с момента его утверждения продавцом. Это поможет вам защитить свой бизнес в случае возникновения проблем.

Однако лучше всего внедрить цифровую систему управления процессом электронных закупок или заказов на поставку. Это не только сделает окружающую среду более экологичной, но и значительно упростит хранение и управление данными.

Больше для роста вашего бизнеса