Vad är en inköpsorder?

Lär dig varför du behöver inköpsorder i ditt företag.

Domas Bitvinskas

Medgrundare, Atlasmic

När du driver ett litet företag kan mycket gå fel. Låt oss ta leveranshantering som exempel. I en idealisk värld skulle det vara så enkelt som att du gör en beställning, betalar för den och tar emot varorna.

Vi lever dock inte i en perfekt värld och olyckor kan inträffa och händer. Det kan räcka med ett enda felskrivet brev för att leverera varor till fel adress, skicka fel mängd eller ta ut fel belopp.

Även om det kan tyckas vara ett litet problem som är ganska lätt att åtgärda kan det faktiskt leda till förseningar i leveranser och lageruppfyllnad, brist på varor, betalningsproblem och mycket mer. Och tyvärr kan några få dåliga beställningar i den här snabba världen skada ditt företags rykte på ett oåterkalleligt sätt.

Det är här som inköpsorder kommer in och hjälper dig.

Vad är en inköpsorder?

En inköpsorder är ett juridiskt dokument som en köpare lämnar till en leverantör eller butik för att godkänna köpet. I det finns information om de beställda produkterna, kvantitet, pris, skatter, leverans- och faktureringsadresser och annan viktig information.

Inköpsorder (även kallad PO) skyddar både säljarens och köparens intressen genom att dokumentera transaktionen officiellt. Den kommunicerar tydligt den begäran som gjorts till säljaren och förhindrar förvirring.

Här är ett exempel på hur en inköpsorder kan se ut:

Har inköpsorder juridisk betydelse?

En inköpsorder är visserligen ett juridiskt bindande avtal för både säljaren och köparen, men det fungerar bara om säljaren godkänner det.

Om köparen vägrar att betala för beställningen är säljaren skyddad och kan inleda rättsliga åtgärder. Det fungerar naturligtvis åt båda hållen - om köparen har betalat men säljaren vägrar eller inte kan slutföra beställningen.

Fördelarna med att använda inköpsorder

Inköpsorder, liksom många andra dokument, hjälper dig kanske inte att öka din försäljning, men de gör det definitivt möjligt för dig att hålla bättre koll på verksamheten. Här är några fördelar med att använda inköpsorder:

Med inköpsorder kan du enkelt spåra beställningar

Om du tar emot många inkommande beställningar kan ditt utförande team snabbt bli överväldigat utan rätt dokumentation. Med ett skottsäkert PO-system kan du hålla koll på leverans, frakt, datum för uppfyllande och andra tekniska detaljer.

Förhindra dubbla beställningar

Detta är en av de viktigaste fördelarna med att införa ett inköpsordersystem. Genom att använda beställningar för att matcha dem med fakturor kan du se till att du skickar rätt produkter i rätt kvantiteter, särskilt när du skalar upp ditt företag.

Inköpsorder fungerar som juridiska dokument

När en tvist oundvikligen uppstår kan en inköpsorder användas som ett juridiskt dokument som bekräftar en transaktion eller beställning.

Dokumentation hjälper till att förhindra bedrägerier

Med ett effektivt system för spårning av upphandlingar kan du enkelt identifiera bedrägliga betalningar, felaktiga fakturor och andra fel eller försök till bedrägerier.

En mer djupgående granskning av din ekonomi

Ett digitaliserat system hjälper inte bara till att spåra inköpsorder utan även att se andra data som är relaterade till dem. Här kan du se betalda och obetalda beställningar och få en bättre uppfattning om hur pengarna flödar in i ditt företag.

Inköpsorder förenklar revisioner

Om du någonsin blir granskad gör inköpsorder det mycket lättare att samla in och dubbelkontrollera uppgifter. Allt du behöver göra är att jämföra beställningsorderna med fakturor och följesedlar. En lång och svår process blir mycket enklare.

Är fakturor och inköpsorder samma sak?

Nej, trots att de två dokumenten har liknande innehåll är fakturor och inköpsorder inte samma sak. Först och främst skapas en faktura av säljaren. Fakturor används vanligtvis för att samla in en betalning, särskilt när det gäller särskilda villkor. Alternativt kan en faktura skickas som ett sätt att bekräfta och registrera en mottagen betalning.

I PO:s nämns dock nästan alltid fakturanummer och vice versa, för att säkerställa att de två dokumenten är kopplade till varandra. Detta är helt enkelt för att underlätta organisationen och dokumentationen.

Det är också viktigt att notera att fakturor vanligtvis inte innehåller information om frakt, teknisk information eller andra uppgifter.

Här är ett exempel:

Tänk dig att du behöver beställa en ny dator till ditt hemkontor. Först skapar du en inköpsorder som innehåller information om beställningen: produkten du köper, kvantitet, fraktinformation, teknisk information och ytterligare information. Du skickar denna beställning till säljaren - det företag som ska utföra din beställning.

När de har bekräftat att de har de begärda artiklarna i lager kan de godkänna inköpsordern och du kan betala dem med den tillgängliga betalningsmetoden. När betalningen har behandlats och tagits emot skickar säljaren din beställning och ger dig fraktinformation, spårningsnummer och en faktura.

Beroende på vilken typ av faktura det rör sig om bekräftar den att transaktionen är slutförd - att du har betalat för dina produkter - eller innehåller information om hur du ska betala för beställningen, tillsammans med förfallodagen, om du inte har gjort det.

Du kan använda fakturan för att jämföra den med beställningen och se till att du har betalat för rätt produkter. Dessutom kan du jämföra både PO och faktura med frakt- och förpackningssedeln - detta kallas trevägsmatchning (Läs mer).

Är försäljningsorder och inköpsorder samma sak?

I likhet med fakturor har försäljningsorder ett annat syfte och är inte samma sak som inköpsorder. Order genereras av säljare och leverantörer och fungerar som en bekräftelse på försäljningen. Vi har också skrivit en artikel om försäljningsorder om du är intresserad av att lära dig mer (klicka här).

Bör du automatisera inköpsorderprocessen?

Vi måste inse att papper är på väg ut. Fysiska dokument är inte bara skadliga för miljön utan också besvärliga att förvara. Du måste oroa dig för lagringsutrymme, fyllningssystem och mycket annat. För att inte tala om att fysiska dokument lätt kan förläggas, skadas eller till och med förstöras.

Om du låter detta hända kan det leda till att transaktionsdata saknas, att det uppstår problem vid deklaration och en mängd andra problem som kostar dig tid och pengar.

Lyckligtvis finns det många programvarusystem som digitaliserar inköpsorderprocessen, tillsammans med fakturor, försäljningsorder och andra dokument. Detta gör det mycket lättare att lagra och hitta nödvändiga uppgifter. Genom att införa säkerhetskopiering av data skyddar du dig dessutom mot dataförluster.

Slutsats

Inköpsorder är ett nödvändigt dokument för alla företag som arbetar med fysiska leveranser, och kan definitivt hjälpa dem som arbetar med digitala varor eller tjänster.

Genom att införa ett system för inköpsorder kan du hålla koll på företagets ekonomi, identifiera falska betalningar och dokumentera tillväxten.

Dessutom hjälper inköpsorder till att undvika problem som kan uppstå under leverans, återförsörjning och andra processer för att uppfylla beställningar.

Slutligen är det viktigt att komma ihåg att detta dokument är juridiskt bindande från och med det ögonblick då säljaren godkänner det. Detta kommer att hjälpa dig att skydda ditt företag om problem skulle uppstå.

Det är dock bäst att införa ett digitaliserat system för administration av e-upphandlingar eller inköpsorder. Det kommer inte bara att göra miljön grönare utan också göra datalagring och hantering mycket enklare.

Mer för din affärsutveckling