Satın Alma Siparişi Nedir?

İşletmeniz için neden satın alma siparişlerine ihtiyacınız olduğunu öğrenin.

Domas Bitvinskas

Kurucu ortak, Atlasmic

Küçük bir işletme yönetirken, birçok şey ters gidebilir. Örneğin tedarik yönetimini ele alalım. İdeal bir dünyada, sipariş vermek, ödeme yapmak ve malları almak kadar basit olurdu.

Ancak, mükemmel bir dünyada yaşamıyoruz ve kazalar olabilir ve olabilir. Malları yanlış adrese teslim etmek, yanlış miktarda göndermek veya yanlış miktarda ücret almak için yanlış yazılmış bir mektup kadar sürebilir.

Küçük, düzeltilmesi oldukça kolay bir sorun gibi görünse de, aslında sevkiyat ve yeniden stok gecikmelerine, eksikliklere, ödeme sorunlarına ve daha fazlasına yol açabilir. Ve ne yazık ki, bu yüksek tempolu dünyada, birkaç kötü sipariş, işletme itibarınızı onarılamaz bir şekilde zedeleyebilir.

Satın alma siparişlerinin size yardımcı olmak için geldiği yer burasıdır.

Satınalma siparişi nedir?

Satın alma siparişi, bir alıcının bir tedarikçiye veya mağazaya sunduğu ve satın alma işlemine yetki verdiği yasal bir belgedir. İçeride sipariş edilen ürünler, miktar, fiyat, vergiler, nakliye ve fatura adresleri ve diğer önemli bilgiler hakkında bilgiler bulacaksınız.

Satın alma siparişleri (genellikle PO olarak da adlandırılır), işlemi resmi olarak belgeleyerek hem satıcının hem de alıcının çıkarlarını korumaya hizmet eder. Satıcıya yapılan talebi açıkça iletir ve karışıklığı önlemeye hizmet eder.

Bir satınalma siparişinin nasıl görünebileceğine dair bir örnek:

Satın alma siparişlerinin yasal ağırlığı var mı?

Bir satınalma siparişi, hem satıcı hem de alıcı için yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmedir, ancak yalnızca satıcı tarafından kabul edilirse çalışır.

Alıcı sipariş için ödeme yapmayı reddederse, satıcı korunur ve yasal işlem başlatabilir. Ve elbette, her iki şekilde de çalışır - bir alıcı ödeme yaptıysa ancak satıcı siparişi reddederse veya tamamlayamazsa.

Satınalma siparişlerini kullanmanın faydaları

Satın alma siparişleri, diğer birçok belge gibi, daha fazla satış yapmanıza yardımcı olmayabilir, ancak kesinlikle işi daha iyi takip etmenize olanak tanır. Satınalma siparişlerini kullanmanın birkaç avantajı şunlardır:

Satın alma siparişleri, siparişleri kolayca takip etmenizi sağlar

Çok sayıda gelen sipariş alıyorsanız, sipariş karşılama ekibiniz doğru belgeler olmadan hızla bunalabilir. Kurşun geçirmez bir PO sistemi, tedarik, sevkiyat, yerine getirme tarihleri ve diğer teknik detayların takip edilmesine yardımcı olacaktır.

Yinelenen siparişleri engelle

Bu, bir satınalma siparişi sisteminin uygulanmasının en önemli faydalarından biridir. Bunları faturalarla eşleştirmek için PO'ları kullanmak, özellikle işinizi ölçeklendirirken, doğru ürünleri doğru miktarlarda gönderdiğinizden emin olmanıza yardımcı olur.

Satınalma siparişleri yasal belgeler olarak hizmet eder

Kaçınılmaz olarak bir anlaşmazlık olduğunda, bir satın alma emri, bir işlemi veya siparişi onaylayan yasal bir belge olarak kullanılabilir.

Belgeler dolandırıcılığı önlemeye yardımcı olur

Etkili bir tedarik takip sistemi, sahte ödemeleri, hatalı faturaları ve diğer hataları veya dolandırıcılık girişimlerini kolayca belirlemenize yardımcı olur.

Mali durumunuza daha derinlemesine bir bakış

Dijitalleştirilmiş bir sistem, yalnızca satın alma siparişlerini takip etmeye yardımcı olmakla kalmaz, bunlarla ilgili diğer verileri de görür. Burada ücretli ve ödenmemiş siparişleri görüntüleyebilir ve işletmenize paranın nasıl aktığı hakkında daha iyi bir fikir edinebilirsiniz.

Satınalma siparişleri denetimleri basitleştirir

Denetlenirseniz, satın alma siparişleri veri toplamayı ve çapraz kontrol etmeyi çok daha kolay hale getirecektir. Tek yapmanız gereken, PO'ları faturalar ve sevk irsaliyeleri ile karşılaştırmaktır. Uzun, zor bir süreç, çok daha basit hale gelir.

Faturalar ve satın alma siparişleri aynı mı?

Hayır, içeriği benzer iki belge olmasına rağmen faturalar ve satınalma siparişleri aynı değildir. Her şeyden önce, satıcı tarafından bir fatura oluşturulur. Faturalar, özellikle belirli şartlar söz konusu olduğunda, genellikle bir ödemeyi tahsil etmek için kullanılır. Alternatif olarak, alınan bir ödemeyi onaylamanın ve kaydetmenin bir yolu olarak bir fatura gönderilebilir.

Ancak, PO'lar iki belgenin bağlantılı olduğundan emin olmak için neredeyse her zaman fatura numarasından bahseder ve bunun tersi de geçerlidir. Bu sadece organizasyonu ve dokümantasyonu kolaylaştırmaya hizmet eder.

Faturaların genellikle nakliye, teknik bilgiler ve diğer veriler hakkında bilgi içermediğini de belirtmek önemlidir.

İşte bir örnek:

Ev ofisiniz için yeni bir bilgisayar sipariş etmeniz gerektiğini düşünün. İlk olarak, siparişinizin ayrıntılarını içeren bir satın alma siparişi oluşturursunuz: satın aldığınız ürün, miktar, nakliye ayrıntıları, teknik ve ek bilgiler. Bu PO'yu satıcıya gönderdiniz - siparişinizi yerine getirecek şirket.

Talep ettiğiniz ürünlerin stokta olduğunu onayladıktan sonra siparişinizi onaylayabilir ve mevcut ödeme yöntemi ile ödeme yapabilirsiniz. Ödeme işleme alındıktan ve alındıktan sonra, satıcı siparişinizi gönderecek, size nakliye ayrıntılarını, takip numaralarını ve faturayı sağlayacaktır.

Faturanın türüne bağlı olarak, işlemin tamamlandığını onaylar - ürünleriniz için ödeme yaptınız veya ödeme yapmadıysanız son ödeme tarihiyle birlikte sipariş için nasıl ödeme yapacağınıza ilişkin ayrıntıları içerir.

Doğru ürünler için ödeme yaptığınızdan emin olmak için faturayı PO ile karşılaştırmak için kullanabilirsiniz. Ek olarak, hem PO'yu hem de faturayı sevkiyat ve paketleme fişiyle karşılaştırabilirsiniz - buna üç yönlü eşleştirme denir (daha fazla bilgi edin).

Satış siparişleri ve satınalma siparişleri aynı mıdır?

Faturalara benzer şekilde, satış siparişleri farklı bir amaca hizmet eder ve satınalma siparişleriyle aynı değildir. Satış siparişleri, satıcılar ve tedarikçiler tarafından oluşturulur ve satışın teyidi görevi görür. Daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, satış siparişleri hakkında bir makale de yazdık (buraya tıklayın).

Satınalma siparişi sürecini otomatikleştirmeli misiniz?

Kabul edelim, kağıt çıkış yolunda. Fiziksel belgeler sadece çevreye zarar vermekle kalmaz, aynı zamanda saklanması da elverişsizdir. Depolama alanı, doldurma sistemleri ve çok daha fazlası için endişelenmeniz gerekiyor. Fiziksel belgelerin kolayca yanlış yerleştirilebileceğinden, zarar görebileceğinden ve hatta yok edilebileceğinden bahsetmiyorum bile.

Bunun olmasına izin vermek, sonunda işlem verilerinin kaybolmasına, vergi beyannamelerinde sorunlara ve size zaman ve paraya mal olacak bir dizi başka soruna yol açacaktır.

Neyse ki, faturalar, satış siparişleri ve diğer belgelerle birlikte satınalma siparişi sürecini dijitalleştiren çok sayıda yazılım sistemi var. Bu, gerekli verileri depolamayı ve bulmayı çok daha kolay hale getirir. Bunun da ötesinde, veri yedeklemelerini uygulayarak kendinizi veri kaybından koruyorsunuz.

Çözüm

Satın alma siparişleri, fiziksel tedarikle uğraşan herhangi bir işletme için olmazsa olmaz bir belgedir ve dijital mal veya hizmetlerle uğraşanlara kesinlikle yardımcı olabilir.

Bir satınalma siparişi sistemi uygulamak, şirketinizin mali durumunu takip etmenize, hileli ödemeleri belirlemenize ve büyümeyi belgelemenize yardımcı olacaktır.

Bunun da ötesinde satın alma siparişleri, nakliye, yeniden tedarik ve diğer sipariş karşılama süreçleri sırasında oluşabilecek sorunlardan kaçınmaya yardımcı olur.

Son olarak, bu belgenin satıcı tarafından onaylandığı andan itibaren yasal olarak bağlayıcı bir belge işlevi gördüğünü unutmamak gerekir. Bu, sorunlar ortaya çıkarsa işinizi korumanıza yardımcı olacaktır.

Ancak, dijitalleştirilmiş bir e-tedarik veya satınalma siparişi süreci yönetim sistemi uygulamak en iyisidir. Sadece çevreyi daha yeşil yapmakla kalmayacak, aynı zamanda veri depolama ve yönetimini çok daha kolay hale getirecek.

İşletmenizin büyümesi için daha fazlası