Qu'est-ce qu'une commande client ?

Le terme "commande client" est souvent utilisé à côté d'autres termes comme "commande de vente" ou "commande d'achat". commande d'achat et facture. Mais en quoi le bon de commande est-il différent, de quoi s'agit-il exactement et que devez-vous savoir à son sujet ? Nous sommes là pour répondre à toutes ces questions et vous aider à mieux comprendre les bases de ce sujet important.

Pour commencer, une commande de vente se présente toujours sous la forme d'un document qui crée un lien entre les vendeurs et les acheteurs. La commande de vente est similaire aux factures et autres commandes dans le sens où elle reconnaît le fait d'une vente. Ce document est émis par le vendeur et remis au client (acheteur). Dans le bon de commande, vous trouverez les détails relatifs aux objets (biens et/ou services) inclus dans la transaction. Mais attendez... N'est-ce pas exactement ce qu'est une facture ?

Eh bien, pas exactement. Même si le fournisseur/vendeur génère à la fois des factures et des commandes client, il s'agit de documents bien différents. En réalité, une commande client est davantage liée au document appelé Bon de commande et est généralement généré en même temps que celui-ci. Mais, alors que le bon de commande est envoyé du client au vendeur, le bon de vente fonctionne dans l'ordre inverse. En général, la commande de vente est générée après que le client a envoyé une demande d'achat à votre entreprise.

En résumé, la commande client est un document généré en réponse à un ordre d'achat passé par vos clients. C'est un peu comme un devis, mais pas tout à fait, car les commandes de vente sont généralement remises en même temps que les accords à long terme juridiquement contraignants entre les fournisseurs et leurs clients ou dans des accords commerciaux à long terme similaires.

Tout d'abord, les factures sont similaires, mais pas identiques, aux commandes de vente. Bien qu'elles puissent contenir les mêmes informations, elles sont délivrées à des étapes totalement différentes d'une transaction commerciale.

La commande client vient en premier. Comme elle est généralement générée parallèlement à un contrat d'approvisionnement à long terme, on peut facilement en déduire qu'une commande de vente est créée avant le fait de l'achat. Ainsi, une entreprise peut faire une commande importante, signer un contrat de fourniture pour une quantité fixe de marchandises par mois, disons 10 tonnes de pommes par mois. Après l'entrée en vigueur de ce contrat, le vendeur a le temps d'assembler, de se procurer ou de rassembler 10 tonnes de pommes et de les expédier à l'acheteur. Cela nous amène à une autre différence entre les deux documents. Une commande de vente est généralement assortie de dates d'exécution prévues ou garanties.

En revanche, un devis est généré une fois la transaction terminée. Ainsi, une commande de vente vient d'abord, puis la commande est exécutée, et seulement après la livraison des pommes, la facture sera envoyée.

Ces documents mettent en évidence et affichent la santé financière de votre organisation. Ils peuvent montrer les chiffres des flux de trésorerie futurs et aider à mieux planifier vos stratégies trimestrielles. En créant et en générant des commandes de vente, les fabricants et autres entreprises sont en mesure de suivre leurs engagements futurs ainsi que leurs comptes débiteurs.

Au lieu d'être liées par des accords verbaux, qui ne sont pas juridiquement contraignants, les entreprises peuvent établir des commandes de vente et garantir automatiquement l'exécution des commandes en échange d'un paiement ultérieur. Les informations figurant dans la commande client sont également très importantes. Les entreprises qui vendent et fabriquent un grand nombre de produits peuvent suivre leurs meilleures ventes, remarquer les employés les plus efficaces, etc. Il existe également des obligations légales qui vous obligent à conserver ces documents. Ces obligations sont généralement établies par les autorités fiscales locales.

En cas de litiges et/ou de désaccords avec vos clients, les commandes de vente jouent un rôle énorme dans leur résolution, que ce soit devant ou en dehors des tribunaux. Comme la commande témoigne d'un accord mutuel sur les conditions de la transaction, elle contribue à faire pencher la décision en faveur de votre entreprise plutôt que du client.

Si vous pouvez tout suivre, cela signifie que vos données financières sont en ordre et qu'elles ne dégonfleront ou ne gonfleront pas artificiellement des chiffres importants comme les bénéfices, les revenus, etc.

Il est essentiel de disposer des bons logiciels et outils pour la génération et la gestion des commandes de vente. Pour commencer, les commandes de vente sont généralement générées par votre personnel et/ou vos représentants commerciaux. Ils doivent avoir accès à un modèle modifiable ou utiliser leurs propres ressources numériques pour faire leur travail.

Ainsi, une fois les conditions convenues et le devis approuvé par le client, votre personnel peut insérer les données dans le modèle et créer un nouveau document de commande client. Les modèles sont plus faciles à réaliser dans Excel, mais pour une grande organisation, des tonnes de feuilles Excel sont assez difficiles à gérer. C'est pourquoi il peut être préférable d'utiliser un logiciel de comptabilité dédié. Il conservera un enregistrement soigné de vos opérations passées tout en offrant une certaine souplesse pour l'édition et les modifications. Vous pouvez faire appel à un graphiste ou utiliser des ressources gratuites en ligne (par exemple, Canva) pour créer un modèle visuel. Si votre logiciel le permet, vous pouvez importer ce modèle et le rendre interactif pour le logiciel de comptabilité. Cela aidera votre entreprise à générer des documents de commande de vente faciles à lire et très clairs.

Donc, comme vous l'avez lu, la commande de vente est un document qui confirme l'intention du client et du vendeur d'échanger de l'argent contre des biens et/ou des services. La commande de vente est générée par le vendeur et contient à peu près les mêmes informations que la facture. Mais, alors que les factures sont remises lors de la dernière phase de la transaction (après la livraison des marchandises), la commande de vente est envoyée plus tôt. Ce document contient généralement des données importantes sur les délais et les dates de livraison prévues.