Cos'è un ordine di vendita?

Abbastanza spesso, il termine Ordine di vendita è buttato in giro accanto a quelli di ordine di acquisto e fattura. Ma come è diverso l'ordine di vendita, cos'è esattamente e cosa si dovrebbe sapere su di esso? Siamo qui per rispondere a tutte queste domande e aiutarvi a capire meglio le basi di questo importante argomento.

Per cominciare, un ordine di vendita è sempre sotto forma di un documento che crea un legame tra venditori e compratori. L'ordine di vendita è simile alle fatture e ad altri ordini in modo da riconoscere il fatto di una vendita. Questo documento è emesso dal venditore e dato al cliente (acquirente). All'interno dell'ordine di vendita, si trovano i dettagli relativi agli oggetti (beni e/o servizi) inclusi nella transazione. Ma aspettate... Non è proprio quello che è una fattura?

Beh, non esattamente. Anche se il venditore/venditore genera sia fatture che ordini di vendita, sono documenti abbastanza diversi. In realtà, un ordine di vendita è più legato al documento chiamato Ordine di acquisto e di solito viene generato insieme ad esso. Ma, mentre l'ordine di acquisto viene inviato dal cliente al venditore, l'ordine di vendita funziona nell'ordine completamente inverso. Di solito, l'ordine di vendita viene generato dopo che il cliente invia una richiesta di acquistare qualcosa dalla tua azienda.

Quindi, in breve, l'ordine di vendita è un documento, generato in risposta a un ordine di acquisto, fatto dai vostri clienti. È un po' come un preventivo, ma non del tutto, dato che gli ordini di vendita vengono di solito consegnati insieme ad accordi a lungo termine legalmente vincolanti tra i fornitori e i loro clienti o in simili accordi commerciali a lungo termine.

Prima di tutto - le fatture sono simili, ma non uguali agli ordini di vendita. Anche se potrebbero rivelare le stesse informazioni al loro interno, sono consegnate in fasi completamente diverse di una transazione commerciale.

L'ordine di vendita viene prima. Dato che di solito viene generato insieme a un contratto di fornitura a lungo termine, è facilmente deducibile che un ordine di vendita viene creato prima del fatto dell'acquisto. Così, un'azienda può fare un grande ordine di acquisto, firmare un contratto di fornitura per una quantità fissa di merce al mese, diciamo 10 tonnellate di mele mensili. Dopo che questo contratto entra in vigore, il venditore ha il tempo di assemblare, procurare o raccogliere 10 tonnellate di mele e spedirle all'acquirente. Questo ci porta anche ad un'altra differenza tra i due documenti. Un ordine di vendita è di solito riempito con date di esecuzione dell'ordine previste o garantite.

D'altra parte, un preventivo viene generato dopo che la transazione è stata completata. Quindi, un ordine di vendita viene prima, poi l'ordine viene evaso, e solo dopo che le mele sono state consegnate, viene inviata la fattura.

Questi documenti evidenziano e mostrano il benessere finanziario della vostra organizzazione. Possono mostrare le cifre del futuro flusso di cassa e aiutare a pianificare meglio le vostre strategie trimestrali. Creando e generando ordini di vendita, i produttori e altre imprese sono in grado di tenere traccia dei loro impegni futuri e dei loro crediti.

Invece di essere legati ad accordi verbali, che non sono legalmente vincolanti, le aziende possono mettere ordini di vendita e garantire automaticamente l'esecuzione dell'ordine in cambio di un pagamento in futuro. Anche le informazioni inserite nell'ordine di vendita sono molto importanti. Le aziende che vendono e producono molti prodotti possono tenere traccia dei loro best-seller, notare i dipendenti più efficienti, ecc. Ci sono anche obblighi legali che ti obbligano a tenere traccia di questi documenti. Questi obblighi sono di solito redatti dalle autorità fiscali locali.

In caso di controversie e/o disaccordi con i vostri clienti, gli ordini di vendita giocano un ruolo enorme nel risolverli dentro o fuori dal tribunale. Poiché l'ordine mostra l'accordo reciproco sui termini della transazione, questo aiuta a far oscillare la decisione a vantaggio della vostra azienda piuttosto che del cliente.

Se riesci a tenere traccia di tutto, significa che i tuoi dati finanziari sono in ordine e non sgonfiano o gonfiano artificialmente cifre importanti come i profitti, le entrate, ecc.

È fondamentale avere il software e gli strumenti giusti per la generazione e la gestione degli ordini di vendita. Per cominciare, gli ordini di vendita sono di solito generati dal vostro staff e/o dai rappresentanti di vendita. Dovrebbero avere accesso a un modello modificabile o utilizzare le proprie risorse digitali per fare il lavoro.

Così, dopo che i termini sono concordati e il preventivo è approvato dal cliente, il vostro staff può inserire i dati nel modello e creare un nuovo documento di ordine di vendita. I modelli sono più facili da fare all'interno di Excel, ma per una grande organizzazione, tonnellate di fogli Excel sono abbastanza disordinati da gestire. Questo è il motivo per cui potrebbe essere meglio usare un software di contabilità dedicato. Terrà una registrazione ordinata delle vostre operazioni passate e allo stesso tempo darà flessibilità per la modifica e le alterazioni. Puoi assumere un designer grafico o usare risorse gratuite online (per esempio Canva) per creare un modello visivo. Se il vostro software lo permette, potete importare quel modello e renderlo interattivo per il software di contabilità. Questo aiuterà la tua azienda a generare documenti di ordini di vendita di facile lettura e molto chiari.

Quindi, come avete letto, l'ordine di vendita è un documento che conferma l'intenzione del cliente e del venditore di scambiare denaro per beni e/o servizi. L'ordine di vendita è generato dal venditore e contiene più o meno le stesse informazioni della fattura. Ma, mentre le fatture vengono consegnate nell'ultima fase dell'affare (dopo che la merce è stata consegnata), l'ordine di vendita viene inviato prima. Il documento di solito contiene dati importanti sulle scadenze e le date di consegna previste.