セールス・オーダーとは?| アトミックブログ
6月 3, 2021
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セールスオーダーとは何ですか?

セールス・オーダーとは何か、他の書類との違いは何か。

Ben Bitvinskas
アトミック共同創業者
しばしば、セールスオーダーという言葉は、次のような言葉と一緒に語られることがあります。 発注書 そして インボイス.しかし、セールスオーダーはどのように違うのでしょうか。また、セールスオーダーとは何か、何を知っておくべきなのでしょうか。そんな疑問にお答えし、この重要なテーマの基本をよりよく理解していただくために、私たちはここにいます。

セールスオーダーの基礎知識

そもそもセールスオーダーとは、売り手と買い手の間のつながりを作るための、常に文書の形をしたものである。セールス・オーダーは、販売の事実を認識するという点で、インボイスやその他のオーダーと似ている。この文書は、売り手が発行し、クライアント(買い手)に渡すものである。注文書には、取引に含まれる対象物(商品やサービス)に関する詳細が記載されています。でも待てよ、それって請求書のことじゃないの?
というと、そうではありません。ベンダー/セラーが生成するのは請求書とセールスオーダーの両方であっても、それらは全く異なるドキュメントです。実際には、販売注文は、よりリンクされた文書である。 発注書 と一緒に作成されるのが普通です。しかし、発注書がクライアントからベンダーに送られるのに対し、受注書は全く逆の順序で作られます。通常、セールスオーダーは、クライアントがあなたのビジネスから何かを購入したいというリクエストを送った後に作成されます。
つまり、セールスオーダーとは、顧客が作成した発注書に対応して作成される文書のことです。これは見積書に似ていますが、完全に似ているわけではありません。というのも、セールスオーダーは通常、サプライヤーとその顧客との間の法的拘束力のある長期契約や、同様の長期ビジネス契約の中で一緒に配られるからです。

セールスオーダーはインボイスとどう違うのですか?

まず第一に、請求書はセールスオーダーと似ていますが、同じではありません。同じ情報が記載されていても、商取引の段階では全く別のものとして扱われます。
販売注文が先です。通常、長期の供給契約と並行して作成されるので、販売注文が購入の事実の前に作成されることは容易に推論できる。したがって、企業は大量の発注書を作成し、毎月一定量の商品、例えば毎月10トンのリンゴを供給する契約を締結することができる。この契約が発効した後、売り手は10トンのリンゴを組み立て、調達し、あるいは集めて、買い手に出荷する時間がある。このことは、2つの文書のもう1つの違いにもつながります。販売注文書には、通常、注文履行の予定日や保証日が記入されています。
一方、見積書は取引が完了した後に作成されます。つまり、販売注文が先に来て、注文が履行され、リンゴが納品されて初めて請求書が送られてくるのです。

なぜセールスオーダーが重要なのか?

これらの文書は、組織の財務状況を強調して表示します。将来のキャッシュフローを示すことができ、四半期ごとの戦略を立てるのに役立ちます。製造業やその他の企業は、受注書を作成することで、将来の約束や売掛金を把握することができます。
法的拘束力のない口約束に縛られるのではなく、企業は販売注文を出し、将来の支払いと引き換えに、注文の履行を自動的に保証することができるのである。受注書に記載される情報も非常に重要だ。たくさんの製品を販売・製造している企業は、ベストセラーを把握したり、最も効率的な従業員を告知したりすることができます。また、このような書類を管理することを強制する法的義務もあります。これらの義務は通常、地元の税務当局によって作成されます。
顧客との間で紛争や意見の相違が生じた場合、セールス・オーダーは裁判の有無にかかわらず、その解決に大きな役割を果たします。発注書には取引条件に関する相互の合意が表示されているため、顧客ではなく自社の利益になるように判断することができます。
すべてを把握することができれば、財務データが整い、利益や収益などの重要な数字を人為的に膨らませたり、誇張したりすることがないということになります。

販売注文を追跡する方法と、販売注文管理に最適なソフトウェアとは?

セールスオーダーの作成と管理には、適切なソフトウェアとツールが不可欠です。そもそも、販売注文は通常、貴社のスタッフや営業担当者が作成します。彼らは、編集可能なテンプレートを利用するか、自分のデジタルリソースを利用して仕事をしなければなりません。
そのため、条件に合意し、顧客に見積書を承認してもらった後、担当者はそのデータをテンプレートに挿入して、新しい販売注文文書を作成することができます。テンプレートの作成はエクセルで行うのが最も簡単ですが、大きな組織では大量のエクセルシートを扱うのは大変なことです。そこで、専用の会計ソフトを使うといいでしょう。これまでの業務の記録をきちんと残しつつ、編集や変更にも柔軟に対応することができます。グラフィックデザイナーを雇ったり、Canvaなどのオンラインの無料素材を使って、ビジュアルなテンプレートを作成することもできます。お使いのソフトウェアで可能であれば、そのテンプレートをインポートして、会計ソフトウェア用にインタラクティブにすることができます。これにより、読み手に優しく、非常にわかりやすい販売注文文書を作成することができます。

概要

セールスオーダーとは、お客様と売り手が商品やサービスとお金を交換する意思を確認するための文書です。セールスオーダーは売り手が作成するもので、インボイスとほぼ同じ情報を含んでいます。しかし、請求書が取引の最終段階(商品の引渡し後)に渡されるのに対し、販売注文書はそれよりも前に送られる。この書類には通常、締め切りや納品予定日などの重要なデータが含まれています。
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