Wat is een verkooporder?

Vaak genoeg wordt de term Verkooporder in de mond genomen naast aankooporder en factuur. Maar hoe is de verkooporder anders, wat is het precies en wat moet u erover weten? Wij zijn hier om u te helpen al deze vragen te beantwoorden en u meer inzicht te geven in de basisprincipes van dit belangrijke onderwerp.

Om te beginnen heeft een verkooporder altijd de vorm van een document dat een verband legt tussen verkopers en kopers. De verkooporder is vergelijkbaar met facturen en andere bestellingen in die zin dat hij het feit van een verkoop erkent. Dit document wordt door de verkoper uitgegeven en aan de klant (koper) overhandigd. In de verkooporder staan de gegevens over de voorwerpen (goederen en/of diensten) die deel uitmaken van de transactie. Maar wacht... Is dat niet precies wat een factuur is?

Wel, niet precies. Hoewel de verkoper/verkoper zowel facturen als verkooporders genereert, zijn het toch heel verschillende documenten. In werkelijkheid is een verkooporder meer verbonden met het document genaamd Inkooporder en wordt er gewoonlijk naast gegenereerd. Maar terwijl de inkooporder van de klant naar de verkoper wordt gestuurd, werkt de verkooporder in de omgekeerde volgorde. Gewoonlijk wordt de verkooporder gegenereerd nadat de klant een verzoek heeft gestuurd om iets van uw bedrijf te kopen.

Kortom, de verkooporder is een document dat wordt opgesteld als reactie op een aankooporder van uw klanten. Het lijkt een beetje op een offerte, maar niet helemaal, omdat verkooporders meestal worden uitgedeeld samen met juridisch bindende langetermijnovereenkomsten tussen leveranciers en hun klanten of in soortgelijke langetermijnovereenkomsten voor bedrijven.

Ten eerste - facturen zijn vergelijkbaar, maar niet hetzelfde als verkooporders. Hoewel zij dezelfde informatie kunnen bevatten, worden zij in totaal verschillende fasen van een zakelijke transactie geleverd.

De verkooporder komt eerst. Aangezien een verkooporder gewoonlijk samen met een langlopend leveringscontract wordt opgesteld, is het gemakkelijk af te leiden dat een verkooporder wordt opgesteld vóór de aankoop. Zo kan een bedrijf een grote inkooporder plaatsen en een leveringscontract sluiten voor een vaste hoeveelheid goederen per maand, laten we zeggen 10 ton appels per maand. Nadat dit contract in werking is getreden, heeft de verkoper de tijd om 10 ton appels samen te stellen, in te kopen of te verzamelen en naar de koper te verzenden. Dit brengt ons ook bij nog een ander verschil tussen de twee documenten. Een verkooporder wordt gewoonlijk gevuld met verwachte of gegarandeerde data voor de uitvoering van de order.

Anderzijds wordt een offerte gegenereerd nadat de transactie is voltooid. Dus, een verkooporder komt eerst, dan wordt de bestelling uitgevoerd, en pas nadat de appels zijn geleverd, wordt de factuur verstuurd.

Deze documenten belichten en tonen het financiële welzijn van uw organisatie. Ze kunnen toekomstige cashflowcijfers tonen en helpen uw driemaandelijkse strategieën beter te plannen. Door verkooporders aan te maken en te genereren, kunnen fabrikanten en andere bedrijven hun toekomstige verplichtingen en hun debiteuren bijhouden.

In plaats van gebonden te zijn aan mondelinge overeenkomsten, die juridisch niet bindend zijn, kunnen bedrijven verkooporders opstellen en automatisch de uitvoering van orders garanderen in ruil voor betaling ergens in de toekomst. De informatie die in de verkooporder wordt gezet is ook superbelangrijk. Bedrijven die veel producten verkopen en vervaardigen, kunnen hun bestsellers bijhouden, de meest efficiënte werknemers opmerken, enz. Er zijn ook wettelijke verplichtingen die u dwingen om dergelijke documenten bij te houden. Deze verplichtingen worden meestal opgesteld door uw lokale belastingautoriteiten.

In geval van geschillen en/of onenigheid met uw klanten spelen verkooporders een grote rol bij het oplossen ervan in of buiten rechte. Aangezien de order blijk geeft van wederzijdse instemming met de voorwaarden van de transactie, helpt dit om de beslissing in het voordeel van uw bedrijf in plaats van de klant te laten uitvallen.

Als u alles kunt bijhouden, betekent dit dat uw financiële gegevens in orde zijn en belangrijke cijfers zoals winst, inkomsten, enz. niet kunstmatig zullen defleren of opblazen.

Het is van cruciaal belang om de juiste software en tools te hebben voor het genereren en beheren van verkooporders. Om te beginnen worden verkooporders meestal gegenereerd door uw personeel en/of verkopers. Zij moeten toegang hebben tot een bewerkbaar sjabloon of hun eigen digitale hulpmiddelen gebruiken om de klus te klaren.

Dus, nadat de voorwaarden zijn overeengekomen en de offerte is goedgekeurd door de klant, kan uw personeel de gegevens in de sjabloon invoegen en een nieuw verkooporder-document maken. Sjablonen kunnen het gemakkelijkst worden gemaakt in Excel, maar voor een grotere organisatie zijn tonnen Excel-sheets nogal rommelig om mee om te gaan. Daarom is het wellicht het beste om speciale boekhoudsoftware te gebruiken. Het zal een keurig overzicht bijhouden van uw vroegere operaties en tegelijkertijd flexibiliteit bieden voor bewerkingen en wijzigingen. U kunt een grafisch ontwerper inhuren of gratis online hulpmiddelen gebruiken (zoals Canva) om een visueel sjabloon te maken. Als uw software het toelaat, kunt u die sjabloon importeren en interactief maken voor de boekhoudsoftware. Dit zal uw bedrijf helpen om leesvriendelijke en zeer overzichtelijke verkooporderdocumenten te genereren.

Zoals u hebt gelezen, is de verkooporder een document dat de intentie van de klant en de verkoper bevestigt om geld te ruilen voor goederen en/of diensten. De verkooporder wordt door de verkoper opgesteld en bevat vrijwel dezelfde informatie als de factuur. Maar terwijl facturen worden uitgedeeld in de laatste fase van het sluiten van de overeenkomst (nadat de goederen zijn geleverd), wordt de verkooporder eerder verzonden. Het document bevat meestal belangrijke gegevens over termijnen en verwachte leveringsdata.