Co to jest zamówienie zakupu?

Dowiedz się, dlaczego potrzebujesz zamówień zakupu dla swojej firmy.

Domas Bitvinskas

Współzałożyciel, Atlasmic

Kiedy prowadzisz małą firmę, wiele rzeczy może pójść nie tak. Weźmy na przykład zarządzanie dostawami. W idealnym świecie, byłoby to tak proste, jak złożenie zamówienia, zapłacenie za nie i otrzymanie towaru.

Nie żyjemy jednak w idealnym świecie, a wypadki mogą się zdarzać i zdarzają. Wystarczy jeden błędnie napisany list, aby dostarczyć towar pod niewłaściwy adres, wysłać niewłaściwą ilość lub obciążyć niewłaściwą kwotą.

Choć może się to wydawać małym, dość łatwym do rozwiązania problemem, w rzeczywistości może to prowadzić do opóźnień w wysyłce i uzupełnianiu zapasów, braków, problemów z płatnościami i wielu innych. I niestety, w tym pędzącym świecie, kilka złych zamówień może nieodwracalnie zepsuć reputację Twojej firmy.

Tutaj z pomocą przychodzą zamówienia zakupu.

Co to jest zlecenie zakupu?

Zamówienie zakupu jest dokumentem prawnym, który kupujący przedstawia dostawcy lub sklepowi, upoważniającym do dokonania zakupu. W środku znajdują się informacje o zamawianych produktach, ilości, cenie, podatkach, adresach do wysyłki i adresach rozliczeniowych oraz inne istotne informacje.

Zamówienia zakupu (często nazywane również PO) służą ochronie interesów zarówno sprzedawcy, jak i kupującego, poprzez oficjalne udokumentowanie transakcji. Jasno komunikują one żądanie sprzedawcy i zapobiegają nieporozumieniom.

Oto przykład, jak może wyglądać zamówienie zakupu:

Czy zamówienia zakupu mają znaczenie prawne?

Zamówienie zakupu jest rzeczywiście prawnie wiążący kontrakt zarówno dla sprzedawcy i kupującego, ale to działa tylko wtedy, gdy jest akceptowane przez sprzedawcę.

Jeśli kupujący odmówi zapłacenia za zamówienie, sprzedawca jest chroniony i może wszcząć postępowanie sądowe. I oczywiście działa to w obie strony - jeśli kupujący dokonał płatności, ale sprzedawca odmawia lub nie jest w stanie zrealizować zamówienia.

Korzyści z zastosowania zamówień zakupu

Zamówienia zakupu, podobnie jak wiele innych dokumentów, mogą nie pomóc Ci w zwiększeniu sprzedaży, ale z pewnością pozwolą Ci lepiej śledzić działalność. Oto kilka korzyści płynących z używania zamówień zakupu:

Zamówienia zakupu pozwalają na łatwe śledzenie zamówień

Jeśli otrzymujesz wiele zamówień przychodzących, Twój zespół ds. realizacji może szybko zostać przytłoczony bez odpowiedniej dokumentacji. Doskonały system PO pomoże śledzić dostawy, wysyłki, daty realizacji i inne szczegóły techniczne.

Zapobieganie duplikatom zamówień

Jest to jedna z kluczowych korzyści płynących z wdrożenia systemu zamówień zakupu. Korzystanie z PO w celu dopasowania ich do faktur pomoże Ci upewnić się, że wysyłasz właściwe produkty w odpowiednich ilościach, zwłaszcza gdy zwiększasz skalę swojej działalności.

Zamówienia zakupu służą jako dokumenty prawne

W przypadku nieuniknionych sporów zlecenie zakupu może być wykorzystane jako dokument prawny, potwierdzający transakcję lub zamówienie.

Dokumentacja pomaga zapobiegać oszustwom

Skuteczny system śledzenia zamówień pomoże Ci łatwo zidentyfikować oszukańcze płatności, błędne faktury i inne błędy lub próby oszustwa.

Bardziej dogłębne spojrzenie na swoje finanse

Zdigitalizowany system nie tylko pomoże śledzić zamówienia zakupu, ale także zobaczyć inne dane z nimi związane. Tutaj będziesz w stanie przeglądać zapłacone i niezapłacone zamówienia i uzyskać lepszy obraz tego, jak pieniądze wpływają do Twojej firmy.

Zamówienia zakupu upraszczają audyty

Jeśli kiedykolwiek zostaniesz poddany audytowi, zamówienia zakupu znacznie ułatwią zbieranie i krzyżowe sprawdzanie danych. Wszystko, co musisz zrobić, to porównać PO z fakturami i listami przewozowymi. Długi, trudny proces, staje się o wiele prostszy.

Czy faktury i zamówienia zakupu są takie same?

Nie, mimo że te dwa dokumenty mają podobną treść, faktury i zamówienia nie są tożsame. Przede wszystkim, faktura jest tworzona przez sprzedawcę. Faktury są zazwyczaj używane do pobrania zapłaty, zwłaszcza gdy chodzi o konkretne warunki. Alternatywnie, faktura może być wysłana jako sposób na potwierdzenie i zaksięgowanie otrzymanej płatności.

Jednakże, PO prawie zawsze będzie zawierać numer faktury i vice versa, aby upewnić się, że te dwa dokumenty są powiązane. Służy to po prostu ułatwieniu organizacji i dokumentacji.

Ważne jest również, aby pamiętać, że faktury zazwyczaj nie zawierają informacji o wysyłce, informacji technicznych i innych danych.

Oto przykład:

Wyobraź sobie, że musisz zamówić nowy komputer do swojego domowego biura. Najpierw tworzysz zamówienie, które zawiera szczegóły Twojego zamówienia: produkt, który kupujesz, ilość, szczegóły wysyłki, informacje techniczne i dodatkowe. Wysyłasz to zamówienie do sprzedawcy - firmy, która zrealizuje Twoje zamówienie.

Po potwierdzeniu, że mają zamówione produkty w magazynie, mogą zatwierdzić zamówienie, a Ty możesz zapłacić im za pomocą dostępnej metody płatności. Po przetworzeniu i otrzymaniu płatności sprzedawca wyśle Twoje zamówienie, poda Ci szczegóły wysyłki, numer śledzenia i fakturę.

W zależności od rodzaju faktury, będzie ona potwierdzać, że transakcja została zakończona - zapłaciłeś za swoje produkty, lub zawierać szczegóły dotyczące sposobu opłacenia zamówienia wraz z terminem płatności, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.

Możesz użyć faktury i porównać ją z PO, aby upewnić się, że zapłaciłeś za właściwe produkty. Ponadto można porównać zarówno zamówienie, jak i fakturę z dowodem wysyłki i pakowania - jest to tzw. dopasowanie trójstronne (dowiedzieć się więcej).

Czy zlecenia sprzedaży i zlecenia zakupu to to samo?

Podobnie jak faktury, zlecenia sprzedaży służą innemu celowi i nie są tym samym, co zlecenia zakupu. Zlecenia sprzedaży są generowane przez sprzedawców i dostawców i działają jako potwierdzenie sprzedaży. Napisaliśmy również artykuł na temat zamówień sprzedaży, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej (kliknij tutaj).

Czy powinieneś zautomatyzować proces zamówień zakupu?

Spójrzmy prawdzie w oczy, papier jest na wyginięciu. Fizyczne dokumenty są nie tylko szkodliwe dla środowiska, ale również niewygodne w przechowywaniu. Trzeba się martwić o miejsce do przechowywania, systemy napełniania i wiele innych. Nie wspominając o tym, że dokumenty fizyczne mogą łatwo ulec zagubieniu, uszkodzeniu, a nawet zniszczeniu.

Dopuszczenie do takiej sytuacji doprowadzi w końcu do brakujących danych transakcji, problemów przy wypełnianiu deklaracji podatkowych i wielu innych problemów, które będą kosztować Cię czas i pieniądze.

Na szczęście istnieje wiele systemów oprogramowania, które digitalizują proces zamówienia zakupu, wraz z fakturami, zamówieniami sprzedaży i innymi dokumentami. To znacznie ułatwia przechowywanie i lokalizację potrzebnych danych. Ponadto, wdrażając kopie zapasowe danych, chronisz się przed ich utratą.

Wniosek

Zamówienia zakupu są niezbędnym dokumentem dla każdej firmy zajmującej się dostawami fizycznymi i zdecydowanie mogą pomóc tym, którzy mają do czynienia z cyfrowymi towarami lub usługami.

Wdrożenie systemu zamówień zakupu pomoże Ci śledzić finanse Twojej firmy, identyfikować oszukańcze płatności i dokumentować rozwój.

Ponadto zamówienia zakupu pomagają uniknąć problemów, które mogą wystąpić podczas wysyłki, uzupełniania zapasów i innych procesów związanych z realizacją zamówienia.

Wreszcie, należy pamiętać, że dokument ten służy jako dokument prawnie wiążący od momentu zatwierdzenia go przez sprzedawcę. Pomoże Ci to chronić Twoją firmę, jeśli pojawią się jakieś problemy.

Najlepiej jest jednak wdrożyć cyfrowy system zarządzania procesem e-procurement lub zamówieniami zakupu. Nie tylko uczyni to środowisko bardziej ekologicznym, ale również ułatwi przechowywanie i zarządzanie danymi.

Więcej dla rozwoju Twojej firmy