O que é uma Ordem de Compra?

Saiba porque você precisa de ordens de compra para o seu negócio.

Domas Bitvinskas

Co-fundador, Atlasmic

Quando se gere um pequeno negócio, muita coisa pode correr mal. Vejamos, por exemplo, a gestão de abastecimento. Num mundo ideal, seria tão simples como fazer um pedido, pagar por ele e receber as mercadorias.

No entanto, não vivemos num mundo perfeito e os acidentes podem e acontecem. Pode ser preciso tanto quanto uma carta mal escrita para entregar a mercadoria no endereço errado, enviar a quantidade errada, ou cobrar a quantia errada.

Embora possa parecer um problema pequeno e bastante fácil de resolver, na verdade pode levar a atrasos de envio e reabastecimento, faltas, problemas de pagamento e muito mais. E infelizmente, neste mundo de ritmo elevado, algumas encomendas más podem manchar irreparavelmente a reputação do seu negócio.

É aqui que entram os pedidos de compra para o ajudar.

O que é um pedido de compra?

Um pedido de compra é um documento legal que um comprador apresenta a um fornecedor ou loja, autorizando a compra. Dentro você encontrará informações sobre os produtos encomendados, quantidade, preço, impostos, endereços de entrega e faturamento, e outras informações essenciais.

Os pedidos de compra (também chamados frequentemente de OP) servem para proteger os interesses tanto do vendedor como do comprador, através da documentação oficial da transacção. Ela comunica claramente o pedido feito ao vendedor e serve para evitar confusão.

Aqui está um exemplo de como pode parecer um pedido de compra:

As ordens de compra têm peso legal?

Um pedido de compra é de facto um contrato legalmente vinculativo tanto para o vendedor como para o comprador, mas só funciona se for aceite pelo vendedor.

Se o comprador se recusar a pagar pela encomenda, o vendedor está protegido e pode iniciar uma acção judicial. E, claro, funciona das duas maneiras - se um comprador tiver feito um pagamento mas o vendedor se recusar ou não puder completar a ordem.

Os benefícios da utilização de ordens de compra

Pedidos de compra, como muitos outros documentos, podem não ajudar a produzir mais vendas, mas definitivamente permitirão que você mantenha um melhor controle do negócio. Aqui estão alguns benefícios de usar os pedidos de compra:

Os pedidos de compra permitem-lhe acompanhar facilmente os pedidos

Se você está recebendo muitos pedidos recebidos, sua equipe de atendimento pode ficar rapidamente sobrecarregada sem a documentação correta. Um sistema PO à prova de balas ajudará a manter o controle do fornecimento, expedição, datas de cumprimento e outros detalhes técnicos.

Evitar a duplicação de pedidos

Este é um dos principais benefícios da implementação de um sistema de ordens de compra. A utilização de OPs para corresponder às facturas ajudará a garantir que está a enviar os produtos certos nas quantidades certas, especialmente ao escalar o seu negócio

Os pedidos de compra servem como documentos legais

Quando inevitavelmente acontece uma disputa, um pedido de compra pode ser usado como um documento legal, confirmando uma transação ou pedido.

A documentação ajuda a prevenir fraudes

Um sistema eficiente de acompanhamento de compras o ajudará a identificar facilmente pagamentos fraudulentos, faturas defeituosas e outros erros ou tentativas de golpes.

Um olhar mais profundo sobre as suas finanças

Um sistema digitalizado não só ajudará a rastrear os pedidos de compra, mas também a ver outros dados relacionados a eles. Aqui você poderá visualizar pedidos pagos e não pagos e ter uma idéia melhor de como o dinheiro flui para o seu negócio.

As ordens de compra simplificam as auditorias

Se alguma vez for auditado, os pedidos de compra tornarão muito mais fácil a recolha e verificação cruzada de dados. Tudo o que você precisa fazer é comparar as OPs com faturas e notas fiscais. Um processo longo e difícil, torna-se muito mais simples.

As facturas e as ordens de compra são iguais?

Não, apesar de os dois documentos terem conteúdos semelhantes, as facturas e os pedidos de compra não são iguais. Primeiro de tudo, uma fatura é criada pelo vendedor. As facturas são normalmente utilizadas para cobrar um pagamento, especialmente quando estão envolvidos termos específicos. Alternativamente, uma fatura pode ser enviada como uma forma de confirmar e registrar um pagamento recebido.

No entanto, as OP irão quase sempre mencionar o número da factura, e vice-versa, para garantir que os dois documentos estão ligados. Isto serve simplesmente para facilitar a organização e a documentação.

Também é importante notar que as faturas normalmente não contêm informações sobre o envio, informações técnicas e outros dados.

Aqui está um exemplo:

Imagine que precisa de encomendar um novo computador para o seu escritório em casa. Primeiro, você cria uma ordem de compra que tem os detalhes do seu pedido: o produto que você está comprando, quantidade, detalhes de envio, informações técnicas e adicionais. Você enviou este pedido para o vendedor - a empresa que irá cumprir o seu pedido.

Após confirmarem que têm os itens solicitados em estoque, eles podem aprovar o pedido e você pode pagá-los através da forma de pagamento disponível. Após o pagamento ser processado e recebido, o vendedor enviará o seu pedido, fornecer-lhe-á os detalhes de envio, números de rastreio e uma factura.

Dependendo do tipo de fatura, ela confirmará que a transação está completa - você pagou pelos seus produtos, ou incluirá detalhes sobre como pagar pela encomenda, juntamente com a data de vencimento, se não o fez.

Você pode usar a fatura para compará-la com o pedido para ter certeza de ter pago pelos produtos certos. Adicionalmente, você pode comparar tanto o pedido e a fatura com a guia de remessa e de embalagem - isto é chamado de correspondência tripartite (saber mais).

As ordens de venda e as ordens de compra são as mesmas?

Semelhante às facturas, as ordens de venda têm um propósito diferente e não são o mesmo que as ordens de compra. As ordens de venda são geradas por vendedores e fornecedores e funcionam como uma confirmação da venda. Nós também escrevemos um artigo sobre ordens de venda se você estiver interessado em saber mais (clicar aqui).

Você deve automatizar o processo de pedido de compra?

Sejamos realistas, o papel está de saída. Não só os documentos físicos são prejudiciais ao meio ambiente, como também são inconvenientes para armazenar. Você precisa se preocupar com espaço de armazenamento, sistemas de preenchimento, e muito mais. Sem mencionar que documentos físicos podem ser facilmente extraviados, danificados ou mesmo destruídos.

Deixar isso acontecer acabará por levar à falta de dados da transacção, a problemas na apresentação de impostos e a uma série de outros problemas que lhe irão custar tempo e dinheiro.

Felizmente, existem muitos sistemas de software que digitalizam o processo de pedido de compra, juntamente com facturas, ordens de venda e outros documentos. Isto torna muito mais fácil armazenar e localizar os dados necessários. Além disso, ao implementar backups de dados você está se protegendo da perda de dados.

Conclusão

Os pedidos de compra são um documento obrigatório para qualquer negócio que lide com fornecimento físico, e podem definitivamente ajudar aqueles que lidam com bens ou serviços digitais.

A implementação de um sistema de ordens de compra irá ajudá-lo a acompanhar as finanças da sua empresa, a identificar pagamentos fraudulentos e a documentar o crescimento.

Além disso, os pedidos de compra ajudam a evitar problemas que podem ocorrer durante o envio, reabastecimento e outros processos de atendimento de pedidos.

Por último, é essencial lembrar que este documento serve como um documento juridicamente vinculativo a partir do momento em que é aprovado pelo vendedor. Isto irá ajudá-lo a proteger o seu negócio caso ocorram problemas.

No entanto, é melhor implementar um sistema digitalizado de e-procurement ou administração do processo de pedidos de compra. Não só tornará o ambiente mais ecológico, como também facilitará muito o armazenamento e gestão de dados.

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