什么是采购订单?| 淘宝网博客
九月 21, 2021
业务增长
6 min read

什么是采购订单?

了解为什么你的企业需要采购订单。

Domas Bitvinskas
Atlasmic联合创始人
当你在经营一家小企业时,很多事情都可能出错。让我们以供应管理为例。在一个理想的世界里,这将是一个简单的过程,就像你做一个订单,为它付款,然后收到货物。
然而,我们并不生活在一个完美的世界里,意外可能而且确实发生了。只要有一封打错的信,就可能把货物送到错误的地址,运错数量,或收错金额。
虽然它可能看起来是一个相当容易解决的小问题,但它实际上可能导致发货和补货的延误、短缺、付款问题,以及更多。而不幸的是,在这个高节奏的世界里,一些糟糕的订单会使你的商业声誉受到不可挽回的损害。
这就是采购订单来帮助你的地方。

什么是采购订单?

采购订单是买方提交给供应商或商店的法律文件,授权购买。在里面你会发现关于订购的产品、数量、价格、税收、运输和账单地址以及其他基本信息。
采购订单(通常也称为PO)通过正式记录交易,起到保护卖方和买方利益的作用。它清楚地传达了向卖方提出的要求,并起到防止混淆的作用。
下面是一个采购订单的例子。

采购订单是否有法律效力?

采购订单对卖方和买方来说确实是一份具有法律约束力的合同,但只有当它被卖方接受时,它才会发挥作用。
如果买方拒绝为订单付款,卖方就会受到保护,可以启动法律行动。当然,这也是双向的--如果买家已经付款,但卖家拒绝或无法完成订单。

使用采购订单的好处

采购订单,像许多其他文件一样,可能不会帮助你产生更多的销售,但肯定会让你更好地跟踪业务。以下是使用采购订单的几个好处。

采购订单使你能够轻松地跟踪订单

如果你收到大量的进货订单,你的执行团队如果没有正确的文件,很快就会被淹没。一个无懈可击的PO系统将有助于跟踪供应、运输、履行日期和其他技术细节。

防止重复的订单

这是实施采购订单系统的关键好处之一。使用PO与发票相匹配,将有助于确保你以正确的数量发送正确的产品,特别是在扩大你的业务规模时

采购订单作为法律文件

当不可避免地发生纠纷时,采购订单可以作为一份法律文件,确认交易或订单。

文件有助于防止欺诈

一个高效的采购跟踪系统将帮助你轻松识别欺诈性付款、有问题的发票以及其他错误或企图诈骗的行为。

对你的财务状况进行更深入的研究

一个数字化的系统不只是帮助跟踪采购订单,还能看到与之相关的其他数据。在这里,你将能够查看已支付和未支付的订单,并更好地了解资金如何流入你的企业。

采购订单简化了审计工作

如果你被审计,采购订单将使收集和交叉检查数据变得更加容易。你所需要做的就是将采购单与发票和装箱单进行比较。一个漫长而困难的过程,变得简单多了。

发票和采购订单是一样的吗?

不,尽管这两种文件有类似的内容,但发票和采购订单是不一样的。首先,发票是由卖方创建的。发票通常用于收取付款,特别是当涉及到具体条款时。另外,发票也可以作为确认和记录收到的付款的一种方式。
然而,采购单几乎总是提到发票号码,反之亦然,以确保两份文件的联系。这只是为了使组织和文件更容易。
同样重要的是要注意,发票通常不包含关于运输、技术信息和其他数据的信息。

这里有一个例子。

想象一下,你需要为你的家庭办公室订购一台新电脑。首先,你创建一个采购订单,其中有你订单的细节:你要购买的产品、数量、运输细节、技术和附加信息。你把这份采购单发给卖方--将履行你的订单的公司。
在他们确认他们有你要求的物品库存后,他们可以批准采购订单,你可以通过可用的付款方式向他们付款。在处理并收到付款后,卖家将发送您的订单,向您提供运输细节、跟踪号码和发票。
根据发票的类型,它将确认交易已经完成--你支付了你的产品,或者包括如何支付订单的细节,以及到期日期,如果你还没有支付。
你可以使用发票与入库单进行比较,以确保你为正确的产品付款。此外,你可以将PO和发票与运输和包装单进行比较,这被称为三方匹配(了解更多).

销售订单和采购订单是一样的吗?

与发票类似,销售订单的目的不同,与采购订单不一样。销售订单由卖家和供应商生成,作为销售的确认。如果你有兴趣了解更多,我们还写了一篇关于销售订单的文章 (点击这里).

你应该将采购订单流程自动化吗?

让我们面对现实吧,纸张正在走向消失。物理文件不仅对环境有害,而且不方便储存。你需要担心存储空间,填充系统,以及更多。更不用说实体文件很容易被放错地方,损坏,甚至毁坏。
任由这种情况发生,最终将导致交易数据丢失,报税时出现问题,以及一系列其他问题,这些问题将使你付出时间和金钱。
幸运的是,有很多软件系统可以将采购订单流程以及发票、销售订单和其他文件数字化。这使得存储和查找所需数据变得更加容易。除此之外,通过实施数据备份,你可以保护自己免受数据损失。

总结

采购订单是任何处理实物供应的企业必备的文件,对处理数字商品或服务的企业也绝对有帮助。
实施采购订单系统将帮助你跟踪公司的财务状况,识别欺诈性付款,并记录增长。
除此之外,采购订单有助于避免运输、补给和其他订单履行过程中可能出现的问题。
最后,必须记住,从卖方批准的那一刻起,这份文件就作为一份具有法律约束力的文件。这将帮助你在发生问题时保护你的企业。
然而,最好的办法是实施数字化的电子采购或采购订单流程管理系统。这不仅会使环境更加绿色,而且使数据存储和管理更加容易。
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