Was ist ein Kundenauftrag?

Oft genug wird der Begriff Kundenauftrag neben den Begriffen Einkaufsbestellung und Rechnung. Aber wie unterscheidet sich der Kundenauftrag, was genau ist er und was sollten Sie darüber wissen? Wir sind hier, um all diese Fragen zu beantworten und Ihnen zu helfen, die Grundlagen dieses wichtigen Themas besser zu verstehen.

Ein Kundenauftrag hat zunächst immer die Form eines Dokuments, das eine Verbindung zwischen Verkäufer und Käufer herstellt. Der Kundenauftrag ähnelt Rechnungen und anderen Bestellungen insofern, als dass er die Tatsache eines Verkaufs anerkennt. Dieses Dokument wird vom Verkäufer ausgestellt und an den Kunden (Käufer) übergeben. Im Kundenauftrag finden Sie Details zu den Objekten (Waren und/oder Dienstleistungen), die in der Transaktion enthalten sind. Aber Moment mal... Ist das nicht genau das, was eine Rechnung ist?

Nun, nicht ganz. Auch wenn der Lieferant/Verkäufer sowohl Rechnungen als auch Kundenaufträge erstellt, handelt es sich um ganz unterschiedliche Dokumente. In Wirklichkeit ist ein Kundenauftrag mehr mit dem Dokument namens Bestellung und wird in der Regel parallel dazu erstellt. Aber während die Bestellung vom Kunden an den Lieferanten gesendet wird, funktioniert der Kundenauftrag in der umgekehrten Reihenfolge. Normalerweise wird der Kundenauftrag generiert, nachdem der Kunde eine Anfrage zum Kauf von etwas von Ihrem Unternehmen gesendet hat.

Kurz gesagt, der Kundenauftrag ist ein Dokument, das als Reaktion auf eine Bestellung Ihrer Kunden erstellt wird. Er ist so etwas wie ein Angebot, aber nicht ganz, denn Kundenaufträge werden in der Regel zusammen mit rechtsverbindlichen langfristigen Vereinbarungen zwischen Lieferanten und ihren Kunden oder in ähnlichen langfristigen Geschäftsvereinbarungen ausgehändigt.

Zunächst einmal - Rechnungen sind ähnlich, aber nicht dasselbe wie Kundenaufträge. Auch wenn sie die gleichen Informationen enthalten, werden sie in völlig unterschiedlichen Phasen eines Geschäftsvorfalls zugestellt.

Der Kundenauftrag kommt zuerst. Da er in der Regel zusammen mit einem langfristigen Liefervertrag generiert wird, lässt sich leicht ableiten, dass ein Kundenauftrag vor der Tatsache des Einkaufs erstellt wird. So kann ein Unternehmen eine große Bestellung aufgeben und einen Liefervertrag über eine feste Menge an Waren pro Monat abschließen, sagen wir 10 Tonnen Äpfel monatlich. Nachdem dieser Vertrag in Kraft getreten ist, hat der Verkäufer Zeit, die 10 Tonnen Äpfel zu montieren, zu beschaffen oder zu sammeln und an den Käufer zu liefern. Dies führt uns auch zu einem weiteren Unterschied zwischen den beiden Dokumenten. Ein Kundenauftrag ist in der Regel mit erwarteten oder garantierten Terminen zur Auftragserfüllung gefüllt.

Auf der anderen Seite wird ein Angebot erstellt, nachdem die Transaktion abgeschlossen ist. Es kommt also zuerst ein Kundenauftrag, dann wird der Auftrag erfüllt, und erst wenn die Äpfel geliefert sind, wird die Rechnung verschickt.

Diese Dokumente beleuchten und zeigen das finanzielle Wohlergehen Ihrer Organisation. Sie können zukünftige Cashflow-Zahlen zeigen und helfen, Ihre vierteljährlichen Strategien besser zu planen. Durch das Erstellen und Generieren von Kundenaufträgen können Hersteller und andere Unternehmen ihre zukünftigen Verpflichtungen sowie ihre Außenstände im Auge behalten.

Anstatt an mündliche Vereinbarungen gebunden zu sein, die rechtlich nicht bindend sind, können Unternehmen Kundenaufträge erstellen und automatisch die Auftragserfüllung im Austausch für eine Zahlung irgendwann in der Zukunft garantieren. Auch die Informationen, die im Kundenauftrag hinterlegt werden, sind super wichtig. Unternehmen, die viele Produkte verkaufen und herstellen, können so ihre Bestseller im Auge behalten, die effizientesten Mitarbeiter bemerken, usw. Es gibt auch gesetzliche Verpflichtungen, die Sie dazu zwingen, den Überblick über solche Dokumente zu behalten. Diese Verpflichtungen werden in der Regel von Ihren lokalen Steuerbehörden aufgestellt.

Im Falle von Streitigkeiten und/oder Meinungsverschiedenheiten mit Ihren Kunden spielen Kundenaufträge eine große Rolle bei der gerichtlichen oder außergerichtlichen Beilegung von Streitigkeiten. Da der Auftrag die gegenseitige Einigung über die Bedingungen der Transaktion anzeigt, hilft er, die Entscheidung zugunsten Ihres Unternehmens und nicht zugunsten des Kunden zu beeinflussen.

Wenn Sie alles im Blick behalten können, bedeutet das, dass Ihre Finanzdaten in Ordnung sind und wichtige Zahlen wie Gewinne, Umsätze usw. nicht künstlich deflationiert oder aufgebläht werden.

Es ist entscheidend, die richtige Software und Tools für die Generierung und Verwaltung von Kundenaufträgen zu haben. Zu Beginn werden Kundenaufträge in der Regel von Ihren Mitarbeitern und/oder Vertriebsmitarbeitern erstellt. Sie sollten Zugang zu einer bearbeitbaren Vorlage haben oder ihre eigenen digitalen Ressourcen nutzen, um die Arbeit zu erledigen.

Nachdem also die Bedingungen vereinbart und das Angebot vom Kunden genehmigt wurde, können Ihre Mitarbeiter die Daten in die Vorlage einfügen und ein neues Kundenauftragsdokument erstellen. Vorlagen lassen sich am einfachsten in Excel erstellen, aber für ein größeres Unternehmen sind Tonnen von Excel-Tabellen ziemlich unübersichtlich zu handhaben. Aus diesem Grund ist es vielleicht am besten, eine spezielle Buchhaltungssoftware zu verwenden. Sie wird eine ordentliche Aufzeichnung Ihrer vergangenen Vorgänge führen und gleichzeitig Flexibilität für die Bearbeitung und Änderungen bieten. Sie können einen Grafikdesigner beauftragen oder kostenlose Online-Ressourcen nutzen (z. B. Canva), um eine visuelle Vorlage zu erstellen. Wenn Ihre Software es zulässt, können Sie diese Vorlage importieren und sie für die Buchhaltungssoftware interaktiv machen. Dies wird Ihrem Unternehmen helfen, leserfreundliche und sehr übersichtliche Kundenauftragsdokumente zu erstellen.

Wie Sie also gelesen haben, ist der Kundenauftrag ein Dokument, das die Absicht des Kunden und des Verkäufers bestätigt, Geld für Waren und/oder Dienstleistungen auszutauschen. Der Kundenauftrag wird vom Verkäufer erstellt und enthält so ziemlich die gleichen Informationen wie die Rechnung. Aber während Rechnungen in der letzten Phase des Geschäftsabschlusses (nach der Lieferung der Waren) ausgehändigt werden, wird der Kundenauftrag früher verschickt. Das Dokument enthält normalerweise wichtige Daten zu Fristen und erwarteten Lieferterminen.