¿Qué es un pedido de venta?

A menudo, el término "orden de venta" se utiliza junto a los términos orden de compra y factura. Pero, ¿en qué se diferencia la orden de venta, qué es exactamente y qué debe saber sobre ella? Estamos aquí para responder a todas estas preguntas y ayudarle a comprender mejor los fundamentos de este importante tema.

Para empezar, un pedido de venta siempre tiene la forma de un documento que crea un vínculo entre vendedores y compradores. El pedido de venta es similar a las facturas y otros pedidos en el sentido de que reconoce el hecho de una venta. Este documento es emitido por el vendedor y entregado al cliente (comprador). En el pedido de venta se encuentran los detalles relacionados con los objetos (bienes y/o servicios) incluidos en la transacción. Pero espere... ¿No es eso lo que es una factura?

Pues no exactamente. Aunque el proveedor/vendedor genera tanto facturas como pedidos de venta, son documentos bastante diferentes. En realidad, un pedido de venta está más vinculado al documento llamado Orden de compra y suele generarse junto a ella. Pero, mientras que la orden de compra se envía del cliente al proveedor, la orden de venta funciona en el orden completamente inverso. Normalmente, el pedido de venta se genera después de que el cliente envíe una solicitud de compra a su empresa.

Así que, en resumen, el pedido de venta es un documento que se genera en respuesta a un pedido de compra, realizado por sus clientes. Es algo así como un presupuesto, pero no del todo, ya que los pedidos de venta suelen entregarse junto con acuerdos jurídicamente vinculantes a largo plazo entre los proveedores y sus clientes o en acuerdos comerciales similares a largo plazo.

En primer lugar, las facturas son similares, pero no iguales, a los pedidos de venta. Aunque pueden contener la misma información, se entregan en fases totalmente diferentes de una transacción comercial.

El pedido de venta es lo primero. Como suele generarse junto a un contrato de suministro a largo plazo, es fácil deducir que el pedido de venta se crea antes del hecho de la compra. Así, una empresa puede hacer un gran pedido, firmar un contrato de suministro por una cantidad fija de mercancía al mes, digamos 10 toneladas de manzanas mensuales. Una vez que este contrato entra en vigor, el vendedor tiene el tiempo necesario para reunir, procurar o acopiar 10 toneladas de manzanas y enviarlas al comprador. Esto también nos lleva a otra diferencia entre los dos documentos. En un pedido de venta se suelen indicar las fechas previstas o garantizadas de cumplimiento del pedido.

Por otro lado, un presupuesto se genera después de que se haya completado la transacción. Así pues, primero llega un pedido de venta, luego se cumple el pedido y solo después de entregar las manzanas se enviará la factura.

Estos documentos destacan y muestran el bienestar financiero de su organización. Pueden mostrar las cifras del flujo de caja futuro y ayudar a planificar mejor sus estrategias trimestrales. Mediante la creación y generación de órdenes de venta, los fabricantes y otras empresas pueden hacer un seguimiento de sus compromisos futuros, así como de sus cuentas por cobrar.

En lugar de estar vinculadas a acuerdos verbales, que no son jurídicamente vinculantes, las empresas pueden poner órdenes de venta y garantizar automáticamente el cumplimiento del pedido a cambio de un pago en el futuro. La información incluida en el pedido de venta también es muy importante. Las empresas que venden y fabrican muchos productos pueden hacer un seguimiento de sus productos más vendidos, darse cuenta de los empleados más eficientes, etc. También existen obligaciones legales que le obligan a llevar un control de estos documentos. Estas obligaciones suelen ser establecidas por las autoridades fiscales locales.

En caso de disputas y/o desacuerdos con sus clientes, los pedidos de venta desempeñan un papel muy importante para resolverlos dentro o fuera de los tribunales. Como la orden muestra el acuerdo mutuo sobre los términos de la transacción, esto ayuda a influir en la decisión en beneficio de su empresa y no del cliente.

Si puede hacer un seguimiento de todo, significa que sus datos financieros están en orden y no deflactarán o inflarán artificialmente cifras importantes como los beneficios, los ingresos, etc.

Es fundamental contar con el software y las herramientas adecuadas para la generación y gestión de pedidos de venta. Para empezar, los pedidos de venta suelen ser generados por el personal y/o los representantes de ventas. Deben tener acceso a una plantilla editable o utilizar sus propios recursos digitales para realizar el trabajo.

Así, una vez acordados los términos y aprobado el presupuesto por el cliente, su personal puede insertar los datos en la plantilla y crear un nuevo documento de pedido de ventas. Las plantillas son más fáciles de hacer dentro de Excel, pero para una organización más grande, toneladas de hojas de Excel son bastante desordenadas de manejar. Por eso puede ser mejor utilizar un software de contabilidad dedicado. Va a mantener un registro ordenado de sus operaciones pasadas, mientras que da flexibilidad para la edición y las alteraciones. Puedes contratar a un diseñador gráfico o utilizar recursos gratuitos en línea (como Canva) para crear una plantilla visual. Si su software lo permite, puede importar esa plantilla y hacerla interactiva para el software de contabilidad. Esto ayudará a tu empresa a generar documentos de órdenes de venta fáciles de leer y muy claros.

Así pues, como ha leído, el pedido de venta es un documento que confirma la intención del cliente y del vendedor de intercambiar dinero por bienes y/o servicios. La orden de venta la genera el vendedor y contiene prácticamente la misma información que la factura. Pero, mientras que las facturas se entregan en la última fase de la negociación (después de la entrega de los bienes), la orden de venta se envía antes. El documento suele contener datos importantes sobre los plazos y las fechas de entrega previstas.