Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Apprenez pourquoi vous avez besoin de bons de commande pour votre entreprise.

Domas Bitvinskas

Cofondateur, Atlasmic

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, beaucoup de choses peuvent mal tourner. Prenons par exemple la gestion des approvisionnements. Dans un monde idéal, il suffirait de passer une commande, de la payer et de recevoir les marchandises.

Cependant, nous ne vivons pas dans un monde parfait et des accidents peuvent se produire et se produisent. Il peut suffire d'une seule erreur de frappe pour que des marchandises soient livrées à la mauvaise adresse, que la quantité expédiée soit incorrecte ou que le montant facturé soit erroné.

Bien que cela puisse sembler être un petit problème facile à résoudre, il peut en fait entraîner des retards d'expédition et de réapprovisionnement, des pénuries, des problèmes de paiement, etc. Et malheureusement, dans ce monde où tout va très vite, quelques mauvaises commandes peuvent ternir irrémédiablement la réputation de votre entreprise.

C'est là que les bons de commande peuvent vous aider.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande est un document légal qu'un acheteur présente à un fournisseur ou à un magasin, autorisant l'achat. Il contient des informations sur les produits commandés, la quantité, le prix, les taxes, les adresses de livraison et de facturation, ainsi que d'autres informations essentielles.

Les bons de commande (aussi souvent appelés PO) servent à protéger les intérêts du vendeur et de l'acheteur, en documentant officiellement la transaction. Il communique clairement la demande faite au vendeur et permet d'éviter toute confusion.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler un bon de commande :

Les bons de commande ont-ils une valeur juridique ?

Un bon de commande est en effet un contrat juridiquement contraignant pour le vendeur et l'acheteur, mais il ne fonctionne que s'il est accepté par le vendeur.

Si l'acheteur refuse de payer la commande, le vendeur est protégé et peut engager une action en justice. Et bien sûr, cela fonctionne dans les deux sens - si un acheteur a effectué un paiement mais que le vendeur refuse ou n'est pas en mesure d'exécuter la commande.

Les avantages de l'utilisation des bons de commande

Les bons de commande, comme beaucoup d'autres documents, ne vous aideront peut-être pas à réaliser plus de ventes, mais ils vous permettront certainement de mieux suivre votre activité. Voici quelques avantages de l'utilisation des bons de commande :

Les bons de commande vous permettent de suivre facilement les commandes

Si vous recevez un grand nombre de commandes, votre équipe d'exécution peut être rapidement dépassée sans la bonne documentation. Un système de commande à toute épreuve vous aidera à suivre l'approvisionnement, l'expédition, les dates d'exécution et d'autres détails techniques.

Empêcher les commandes en double

C'est l'un des principaux avantages de la mise en place d'un système de bons de commande. L'utilisation des bons de commande pour les faire correspondre aux factures vous permettra de vous assurer que vous envoyez les bons produits dans les bonnes quantités, en particulier lorsque vous développez votre entreprise.

Les bons de commande servent de documents juridiques

Lorsqu'un litige survient inévitablement, un bon de commande peut être utilisé comme un document juridique, confirmant une transaction ou une commande.

La documentation aide à prévenir la fraude

Un système efficace de suivi des achats vous aidera à identifier facilement les paiements frauduleux, les factures erronées et autres erreurs ou tentatives d'escroquerie.

Un examen plus approfondi de vos finances

Un système numérisé ne vous permettra pas seulement de suivre les commandes, mais aussi de voir les autres données qui s'y rapportent. Vous pourrez y voir les commandes payées et non payées et avoir une meilleure idée de la façon dont l'argent circule dans votre entreprise.

Les bons de commande simplifient les audits

Si vous êtes un jour audité, les bons de commande faciliteront grandement la collecte et le recoupement des données. Il vous suffit de comparer les bons de commande aux factures et aux bordereaux d'expédition. Un processus long et difficile devient beaucoup plus simple.

Les factures et les bons de commande sont-ils identiques ?

Non, bien que ces deux documents aient un contenu similaire, les factures et les bons de commande ne sont pas les mêmes. Tout d'abord, une facture est créée par le vendeur. Les factures sont généralement utilisées pour percevoir un paiement, en particulier lorsque des conditions spécifiques sont impliquées. Une facture peut également être envoyée pour confirmer et enregistrer un paiement reçu.

Toutefois, les commandes mentionneront presque toujours le numéro de facture, et vice versa, afin de s'assurer que les deux documents sont liés. Cela sert simplement à faciliter l'organisation et la documentation.

Il est également important de noter que les factures ne contiennent généralement pas d'informations sur l'expédition, les informations techniques et autres données.

Voici un exemple :

Imaginez que vous devez commander un nouvel ordinateur pour votre bureau à domicile. D'abord, vous créez un bon de commande qui contient les détails de votre commande : le produit que vous achetez, la quantité, les détails de l'expédition, les informations techniques et supplémentaires. Vous envoyez ce bon de commande au vendeur - l'entreprise qui va exécuter votre commande.

Après avoir confirmé qu'il a les articles demandés en stock, il peut approuver le bon de commande et vous pouvez le payer par le biais du mode de paiement disponible. Une fois le paiement traité et reçu, le vendeur envoie votre commande et vous fournit les détails de l'expédition, les numéros de suivi et une facture.

En fonction du type de facture, elle confirmera que la transaction est complète - vous avez payé vos produits - ou indiquera les modalités de paiement de la commande, ainsi que la date d'échéance, si vous ne l'avez pas fait.

Vous pouvez utiliser la facture pour la comparer au BC afin de vous assurer que vous avez payé les bons produits. En outre, vous pouvez comparer le bon de commande et la facture au bordereau d'expédition et d'emballage - c'est ce qu'on appelle la triple correspondance (en savoir plus).

Les commandes de vente et les commandes d'achat sont-elles les mêmes ?

Semblables aux factures, les commandes de vente ont un objectif différent et ne sont pas les mêmes que les bons de commande. Les commandes de vente sont générées par les vendeurs et les fournisseurs et servent de confirmation de la vente. Nous avons également rédigé un article sur les commandes de vente si vous souhaitez en savoir plus (cliquez ici).

Devriez-vous automatiser le processus de commande ?

Soyons francs, le papier est en voie de disparition. Non seulement les documents physiques nuisent à l'environnement, mais ils sont aussi peu pratiques à stocker. Vous devez vous préoccuper de l'espace de stockage, des systèmes de remplissage, et bien plus encore. Sans compter que les documents physiques peuvent facilement être égarés, endommagés ou même détruits.

Si vous laissez faire, vous risquez d'avoir des données de transaction manquantes, des problèmes lors de la déclaration d'impôts et une foule d'autres problèmes qui vous feront perdre du temps et de l'argent.

Heureusement, il existe de nombreux logiciels qui numérisent le processus de commande, ainsi que les factures, les commandes de vente et d'autres documents. Il est ainsi beaucoup plus facile de stocker et de localiser les données requises. De plus, en mettant en place des sauvegardes de données, vous vous protégez contre la perte de données.

Conclusion

Les bons de commande sont un document indispensable pour toute entreprise qui s'occupe de fournitures physiques, et peuvent certainement aider celles qui s'occupent de biens ou de services numériques.

La mise en place d'un système de bons de commande vous aidera à suivre les finances de votre entreprise, à identifier les paiements frauduleux et à documenter la croissance.

En outre, les bons de commande permettent d'éviter les problèmes qui peuvent survenir lors de l'expédition, du réapprovisionnement et des autres processus d'exécution des commandes.

Enfin, il est essentiel de se rappeler que ce document fait office de document juridiquement contraignant à partir du moment où il est approuvé par le vendeur. Cela vous aidera à protéger votre entreprise en cas de problème.

Cependant, il est préférable de mettre en place un système d'administration numérisé du processus d'approvisionnement électronique ou de commande d'achat. Non seulement il rendra l'environnement plus vert, mais il facilitera aussi le stockage et la gestion des données.

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