Cos'è un ordine di acquisto?

Impara perché hai bisogno di ordini di acquisto per il tuo business.

Domas Bitvinskas

Co-fondatore, Atlasmic

Quando si gestisce una piccola impresa, molte cose possono andare storte. Prendiamo ad esempio la gestione degli approvvigionamenti. In un mondo ideale, sarebbe semplice come fare un ordine, pagare e ricevere la merce.

Tuttavia, non viviamo in un mondo perfetto e gli incidenti possono accadere. Può bastare una lettera scritta male per consegnare la merce all'indirizzo sbagliato, spedire la quantità sbagliata o addebitare l'importo sbagliato.

Anche se potrebbe sembrare un problema piccolo e abbastanza facile da risolvere, in realtà può portare a ritardi di spedizione e di rifornimento, carenze, problemi di pagamento e altro ancora. E sfortunatamente, in questo mondo frenetico, alcuni ordini sbagliati possono macchiare irrimediabilmente la vostra reputazione aziendale.

È qui che entrano in gioco gli ordini di acquisto per aiutarvi.

Cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto è un documento legale che un acquirente presenta a un fornitore o negozio, autorizzando l'acquisto. All'interno si trovano informazioni sui prodotti ordinati, la quantità, il prezzo, le tasse, la spedizione, gli indirizzi di fatturazione e altre informazioni essenziali.

Gli ordini di acquisto (spesso chiamati anche PO) servono a proteggere gli interessi sia del venditore che dell'acquirente, documentando ufficialmente la transazione. Comunicano chiaramente la richiesta fatta al venditore e servono a prevenire la confusione.

Ecco un esempio di come potrebbe apparire un ordine di acquisto:

Gli ordini di acquisto hanno un peso legale?

Un ordine di acquisto è effettivamente un contratto legalmente vincolante sia per il venditore che per l'acquirente, ma funziona solo se viene accettato dal venditore.

Se l'acquirente si rifiuta di pagare l'ordine, il venditore è protetto e può avviare un'azione legale. E naturalmente, funziona in entrambi i sensi - se un compratore ha fatto un pagamento ma il venditore si rifiuta o non è in grado di completare l'ordine.

I benefici dell'uso degli ordini di acquisto

Gli ordini di acquisto, come molti altri documenti, potrebbero non aiutarvi a produrre più vendite, ma sicuramente vi permetteranno di tenere meglio traccia degli affari. Ecco alcuni vantaggi dell'uso degli ordini di acquisto:

Gli ordini di acquisto ti permettono di seguire facilmente gli ordini

Se ricevete molti ordini in entrata, il vostro team di adempimento può essere rapidamente sopraffatto senza la giusta documentazione. Un sistema PO a prova di bomba aiuterà a tenere traccia di forniture, spedizioni, date di evasione e altri dettagli tecnici.

Prevenire gli ordini duplicati

Questo è uno dei vantaggi chiave dell'implementazione di un sistema di ordini d'acquisto. Usare gli ordini di acquisto per abbinarli alle fatture aiuterà ad assicurarsi di inviare i prodotti giusti nelle giuste quantità, specialmente quando si scala il business

Gli ordini di acquisto servono come documenti legali

Quando inevitabilmente accade una controversia, un ordine di acquisto può essere usato come un documento legale, confermando una transazione o un ordine.

La documentazione aiuta a prevenire le frodi

Un efficiente sistema di monitoraggio degli acquisti vi aiuterà a identificare facilmente i pagamenti fraudolenti, le fatture difettose e altri errori o tentativi di truffa.

Uno sguardo più approfondito alle vostre finanze

Un sistema digitalizzato non aiuterà solo a tracciare gli ordini di acquisto, ma a vedere altri dati relativi ad essi. Qui sarete in grado di visualizzare gli ordini pagati e non pagati e avere un'idea migliore di come il denaro fluisce nel vostro business.

Gli ordini di acquisto semplificano gli audit

Se mai doveste subire un controllo, gli ordini di acquisto renderanno molto più facile la raccolta e il controllo incrociato dei dati. Tutto quello che dovete fare è confrontare gli ordini di acquisto con le fatture e le bolle di accompagnamento. Un processo lungo e difficile diventa molto più semplice.

Le fatture e gli ordini di acquisto sono la stessa cosa?

No, nonostante i due documenti abbiano contenuti simili, le fatture e gli ordini di acquisto non sono la stessa cosa. Prima di tutto, una fattura è creata dal venditore. Le fatture sono tipicamente usate per raccogliere un pagamento, specialmente quando sono coinvolti termini specifici. In alternativa, una fattura può essere inviata come un modo per confermare e registrare un pagamento ricevuto.

Tuttavia, gli OP menzioneranno quasi sempre il numero di fattura, e viceversa, per assicurarsi che i due documenti siano collegati. Questo serve semplicemente a facilitare l'organizzazione e la documentazione.

È anche importante notare che le fatture tipicamente non contengono informazioni sulla spedizione, informazioni tecniche e altri dati.

Ecco un esempio:

Immagina di dover ordinare un nuovo computer per il tuo ufficio a casa. Per prima cosa, crei un ordine di acquisto che ha i dettagli del tuo ordine: il prodotto che stai comprando, la quantità, i dettagli di spedizione, le informazioni tecniche e aggiuntive. Invii questo ordine d'acquisto al venditore - l'azienda che eseguirà il tuo ordine.

Dopo aver confermato di avere in magazzino gli articoli da te richiesti, possono approvare l'ordine di acquisto e tu puoi pagare attraverso il metodo di pagamento disponibile. Dopo che il pagamento è stato elaborato e ricevuto, il venditore invierà il tuo ordine, ti fornirà i dettagli della spedizione, i numeri di tracciamento e una fattura.

A seconda del tipo di fattura, confermerà che la transazione è completa - hai pagato i tuoi prodotti, o includerà dettagli su come pagare l'ordine, insieme alla data di scadenza, se non l'hai fatto.

Puoi usare la fattura per confrontarla con l'OP e assicurarti di aver pagato per i prodotti giusti. Inoltre, è possibile confrontare sia l'ordine di acquisto che la fattura con la bolla di spedizione e imballaggio - questo si chiama corrispondenza a tre vie (imparare di più).

Gli ordini di vendita e gli ordini di acquisto sono la stessa cosa?

Simili alle fatture, gli ordini di vendita hanno uno scopo diverso e non sono la stessa cosa degli ordini di acquisto. Gli ordini di vendita sono generati da venditori e fornitori e fungono da conferma della vendita. Abbiamo anche scritto un articolo sugli ordini di vendita se sei interessato a saperne di più (clicca qui).

Dovreste automatizzare il processo dell'ordine di acquisto?

Ammettiamolo, la carta è in via di estinzione. Non solo i documenti fisici sono dannosi per l'ambiente, ma sono scomodi da conservare. Bisogna preoccuparsi dello spazio di archiviazione, dei sistemi di riempimento e molto altro. Per non parlare del fatto che i documenti fisici possono essere facilmente smarriti, danneggiati o addirittura distrutti.

Lasciare che questo accada porterà alla fine a dati di transazioni mancanti, problemi quando si compilano le tasse, e una serie di altri problemi che vi costeranno tempo e denaro.

Fortunatamente, ci sono molti sistemi software che digitalizzano il processo dell'ordine di acquisto, insieme a fatture, ordini di vendita e altri documenti. Questo rende molto più facile memorizzare e localizzare i dati necessari. Inoltre, implementando il backup dei dati ci si protegge dalla perdita di dati.

Conclusione

Gli ordini di acquisto sono un documento indispensabile per qualsiasi azienda che si occupa di forniture fisiche, e possono sicuramente aiutare chi si occupa di beni o servizi digitali.

L'implementazione di un sistema di ordini di acquisto vi aiuterà a tenere traccia delle finanze della vostra azienda, a identificare i pagamenti fraudolenti e a documentare la crescita.

Inoltre, gli ordini di acquisto aiutano ad evitare problemi che possono verificarsi durante la spedizione, il rifornimento e altri processi di esecuzione degli ordini.

Infine, è essenziale ricordare che questo documento serve come documento legalmente vincolante dal momento in cui viene approvato dal venditore. Questo vi aiuterà a proteggere la vostra attività se dovessero verificarsi dei problemi.

Tuttavia, è meglio implementare un sistema digitalizzato di e-procurement o di amministrazione del processo degli ordini di acquisto. Non solo renderà l'ambiente più verde, ma renderà l'archiviazione e la gestione dei dati molto più facile.

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