9月 21, 2021
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ビジネスの成長
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発注書とは何ですか？
なぜビジネスに発注書が必要なのか、その理由をご紹介します。
Domas Bitvinskas
アトミック共同創業者
中小企業を経営していると、さまざまな問題が発生します。例えば、サプライ・マネジメントを考えてみましょう。理想的な世界では、注文をしてお金を払い、商品を受け取るというシンプルなものです。
しかし、私たちは完璧な世界に住んでいるわけではなく、事故は起こり得ますし、実際に起こります。たった一通の誤字で、間違った住所に商品を届けてしまったり、間違った数量を発送してしまったり、間違った金額を請求してしまったりすることがあります。
一見、小さくて簡単に解決できる問題のように思えるかもしれませんが、実際には出荷や再入荷の遅れ、欠品、支払い問題などにつながる可能性があります。そして残念なことに、このペースの速い世界では、いくつかの悪い注文があなたのビジネスの評判を取り返しのつかないものにしてしまいます。
ここで役に立つのが、購買注文です。
発注書とは何ですか？
注文書とは、買い手がサプライヤーや店舗に提示し、購入を承認する法的文書です。中には、注文した商品の情報、数量、価格、税金、配送先、請求先などの必須情報が記載されています。
発注書（POとも呼ばれる）は、取引を正式に文書化することで、売り手と買い手の両方の利益を守る役割を果たす。これにより、売り手の要求を明確に伝え、混乱を防ぐことができる。
以下は、発注書の例です。
発注書は法的効力を持つのか？
発注書は、確かに売り手と買い手の双方にとって法的拘束力のある契約ですが、ベンダーに受け入れられて初めて機能するものです。
買い手が注文の支払いを拒否した場合、売り手は保護され、法的措置を取ることができます。もちろん、買い手が支払いを行ったにもかかわらず、売り手が注文を拒否したり、完了できなかったりした場合も同様です。
発注書を使うことのメリット
Purchase Orderは、他の多くの書類と同様に、売上を増やすのには役立たないかもしれませんが、ビジネスをよりよく把握することができるのは間違いありません。ここでは、発注書を使用することによるいくつかのメリットをご紹介します。
発注書では、発注内容を簡単に把握することができます
たくさんの注文を受けている場合、フルフィルメントチームは適切な文書がないとすぐに圧倒されてしまいます。防犯性の高いPOシステムは、供給、出荷、フルフィルメントの日付、その他の技術的な詳細を追跡するのに役立ちます。
重複した注文の防止
これは、購買発注システムを導入することで得られる重要なメリットの一つです。POを使って請求書と照合することで、特にビジネスを拡大する際には、適切な製品を適切な量だけ送ることができるようになります
発注書は法的文書としての役割を果たす
必然的に紛争が発生した場合、購買発注書は、取引や注文を確認する法的文書として使用することができます。
文書化することで不正を防止
効率的な調達追跡システムは、不正な支払い、欠陥のある請求書、その他のエラーや詐欺の試みを簡単に特定するのに役立ちます。
より詳細な財務状況を把握することができます。
デジタル化されたシステムでは、発注書を追跡するだけではなく、発注書に関連する他のデータも見ることができます。ここでは、支払い済みの注文と未払いの注文を表示し、ビジネスにお金がどのように流れていくのかを把握することができます。
発注書による監査の簡素化
万が一、監査を受けることになっても、発注書があれば、データの収集やクロスチェックが非常に容易になります。必要なのは、請求書や納品書と発注書を比較することだけです。長くて難しいプロセスが、はるかにシンプルになるのです。
請求書と発注書は同じですか？
請求書と発注書は、内容は似ていても同じものではありません。まず、インボイスは売り手が作成します。請求書は一般的に、特に特定の条件が含まれる場合に、代金を回収するために使用されます。また、受領した支払いを確認し、記録するために請求書を送付することもあります。
しかし、POにはほとんどの場合、請求書番号が記載されており、その逆の場合も、2つの文書がリンクしていることを確認します。これは、単に整理と文書化を容易にするためです。
また、請求書には通常、出荷情報や技術情報などのデータが含まれていないことにも注意が必要です。
例を挙げてみましょう。
ホームオフィス用に新しいコンピュータを注文する必要があるとします。まず、購入する製品、数量、配送の詳細、技術情報、追加情報など、注文の詳細を記載した発注書を作成します。この注文書を売り手（注文を履行する会社）に送ります。
販売者がご希望の商品の在庫があることを確認した後、購入注文を承認し、ご利用可能なお支払い方法でお支払いいただけます。支払いが処理され、受領された後、販売者はあなたの注文を送信し、配送の詳細、追跡番号、および請求書を提供します。
請求書の種類に応じて、お客様が商品代金をお支払いになったという取引の完了を確認し、まだお支払いになっていない場合は、お支払い方法の詳細と支払期限が記載されます。
請求書を使ってPOと比較し、正しい製品に対して支払ったかどうかを確認することができます。さらに、POとインボイスの両方を出荷・梱包伝票と比較することもできます。これを三者間照合といいます。さらに学ぶ).
セールスオーダーとパーチェス・オーダーは同じですか？
請求書と似ていますが、販売注文は目的が異なり、購入注文とは異なります。セールスオーダーは、売り手とサプライヤーによって作成され、販売の確認として機能します。セールスオーダーについての記事もありますので、ご興味のある方はこちらをご覧ください。ここをクリック).
発注プロセスを自動化すべきか？
率直に言って、紙は廃れつつあります。物理的なドキュメントは環境に悪影響を与えるだけでなく、保管にも不便です。保管スペースや充填システムなど、さまざまな問題があります。また、物理的なドキュメントは、簡単に置き忘れたり、損傷したり、破壊されたりすることもあります。
このような状態を放置しておくと、最終的には取引データの欠落、税務申告時の問題など、多くの問題が発生し、時間とコストがかかってしまいます。
幸いなことに、請求書や発注書などの書類と一緒に発注書のプロセスをデジタル化するソフトウェアシステムがたくさんあります。これにより、必要なデータの保存と検索が非常に簡単になります。さらに、データのバックアップを行うことで、データの損失を防ぐことができます。
結論
Purchase Order（発注書）は、物理的な供給を行うビジネスには必ず必要な書類であり、デジタル商品やサービスを扱うビジネスにも必ず役立ちます。
購買発注システムを導入することで、企業の財務状況を把握し、不正な支払いを確認し、成長を記録することができます。
その上、発注書は、出荷や再供給などの注文履行プロセスで発生する問題を回避するのに役立ちます。
最後に、この書類は売主の承認を得た時点から法的拘束力を持つ書類として機能することを覚えておくことが肝要です。これにより、万が一問題が発生しても、ビジネスを守ることができます。
しかし、デジタル化された電子調達や購買発注プロセス管理システムを導入するのがベストです。環境に優しいだけでなく、データの保存や管理も非常に簡単になります。
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