Kas yra pardavimo užsakymas?

Dažnai terminas "pardavimo užsakymas" vartojamas šalia tokių terminų kaip pirkimo užsakymas ir sąskaita faktūra. Tačiau, kuo skiriasi pardavimo užsakymas, kas tai yra ir ką turėtumėte apie jį žinoti? Esame čia tam, kad atsakytume į visus šiuos klausimus ir padėtume jums geriau suprasti šios svarbios temos pagrindus.

Pirmiausia, pardavimo užsakymas visada yra dokumentas, kuriuo sukuriamas ryšys tarp pardavėjų ir pirkėjų. Pardavimo užsakymas panašus į sąskaitas faktūras ir kitus užsakymus tuo, kad juo pripažįstamas pardavimo faktas. Šį dokumentą išrašo pardavėjas ir pateikia klientui (pirkėjui). Pardavimo užsakyme rasite išsamią informaciją, susijusią su į sandorį įtrauktais objektais (prekėmis ir (arba) paslaugomis). Bet palaukite... Argi ne būtent tai ir yra sąskaita faktūra?

Na, ne visai. Nors pardavėjas (pardavėjas) rengia ir sąskaitas faktūras, ir pardavimo užsakymus, tai yra visiškai skirtingi dokumentai. Iš tikrųjų pardavimo užsakymas yra labiau susijęs su dokumentu, vadinamu pirkimo užsakymas (angl. purchase order) ir paprastai sukuriamas kartu su juo. Tačiau, pirkimo užsakymas siunčiamas iš kliento pardavėjui, o pardavimo užsakymas veikia visiškai priešinga tvarka. Paprastai pardavimo užsakymas sukuriamas po to, kai klientas išsiunčia prašymą ką nors įsigyti iš jūsų įmonės.

Trumpai tariant, pardavimo užsakymas yra dokumentas, parengtas pagal klientų pateiktą pirkimo užsakymą. Tai tarsi citata, bet ne visiškai, nes pardavimo užsakymai paprastai įteikiami kartu su teisiškai įpareigojančiomis ilgalaikėmis tiekėjų ir jų klientų sutartimis arba panašiomis ilgalaikėmis verslo sutartimis.

Pirmiausia - sąskaitos faktūros yra panašios į pardavimo užsakymus, bet nėra identiškai tokios pačios. Nors jose gali būti atskleista ta pati informacija, jos pateikiamos visiškai skirtinguose verslo sandorio etapuose.

Pirmiausia, versle pateikiamas pardavimo užsakymas. Kadangi jis paprastai sudaromas kartu su ilgalaike tiekimo sutartimi, nesunku daryti išvadą, kad pardavimo užsakymas sukuriamas prieš pirkimo faktą. Taigi, įmonė gali pateikti didelį pirkimo užsakymą, pasirašyti tiekimo sutartį dėl nustatyto prekių kiekio per mėnesį, tarkime, 10 tonų obuolių per mėnesį. Įsigaliojus šiai sutarčiai, pardavėjas turi laiko surinkti, įsigyti arba surinkti 10 tonų obuolių ir išsiųsti juos pirkėjui. Taip pat atkreipiame dėmesį į dar vieną šių dviejų dokumentų skirtumą. Pardavimo užsakyme paprastai nurodomos numatomos arba garantuojamos užsakymo įvykdymo datos.

Kita vertus, įkainis yra generuojamas tik atlikus sandorį. Taigi, pirmiausia pateikiamas pardavimo užsakymas, tada užsakymas įvykdomas ir tik pristačius obuolius išsiunčiama sąskaita faktūra.

Šiuose dokumentuose išryškinama ir parodoma jūsų organizacijos finansinė gerovė. Jie gali parodyti būsimus pinigų srautus ir padėti geriau planuoti ketvirčio strategijas. Kurdami ir formuodami pardavimo užsakymus, gamintojai ir kitos įmonės gali stebėti savo būsimus įsipareigojimus, taip pat gautinas sumas.

Užuot laikiusis žodinių susitarimų, kurie nėra teisiškai įpareigojantys, įmonės gali pateikti pardavimo užsakymus ir automatiškai garantuoti užsakymo įvykdymą mainais už mokėjimą kažkada ateityje. Pardavimo užsakyme pateikta informacija taip pat labai svarbi. Įmonės, kurios parduoda ir gamina daug produktų, gali sekti savo geriausiai parduodamus produktus, pastebėti efektyviausiai dirbančius darbuotojus ir pan. Taip pat yra teisinių įpareigojimų, kurie verčia jus sekti tokius dokumentus. Tokias prievoles paprastai parengia jūsų vietos mokesčių institucijos.

Kilus ginčams ir (arba) nesutarimams su klientais, pardavimo užsakymai atlieka didžiulį vaidmenį juos sprendžiant teisme arba net kai neprireikia teismo. Kadangi įsakymas rodo abipusį susitarimą dėl sandorio sąlygų, tai padeda pakeisti sprendimą jūsų įmonės naudai.

Jei galite viską sekti, vadinasi, jūsų finansiniai duomenys yra tvarkingi ir nebus dirbtinai išpūsti taip kaip kiti svarbūs skaičiai - kaip pelnas, pajamos ir pan.

Labai svarbu turėti tinkamą programinę įrangą ir įrankius pardavimo užsakymams kurti ir valdyti. Pirmiausia pardavimo užsakymus paprastai generuoja jūsų darbuotojai ir (arba) prekybos atstovai. Jie turėtų turėti galimybę naudotis redaguojamu šablonu arba naudoti savo skaitmeninius išteklius darbui atlikti.

Taigi, kai susitariama dėl sąlygų ir klientas patvirtina pasiūlymą, jūsų darbuotojai gali įterpti duomenis į šabloną ir sukurti naują pardavimo užsakymo dokumentą. Šablonus lengviausia kurti "Excel" programoje, tačiau didesnėje organizacijoje tvarkyti tonas "Excel" dokumentų yra gana nepatogu. Todėl, geriausia naudoti specialią apskaitos programinę įrangą. Joje bus tvarkingai fiksuojamos jūsų ankstesnės operacijos, kartu suteikiant galimybę lanksčiai jas redaguoti ir keisti. Galite pasamdyti grafikos dizainerį arba pasinaudoti nemokamais ištekliais internete (pvz., tokiais kaip "Canva"), kad sukurtumėte vaizdinį šabloną. Jei jūsų programinė įranga leidžia, galite importuoti šį šabloną ir padaryti jį interaktyvų apskaitos programinei įrangai. Tai padės jūsų įmonei kurti skaitytojui patogius ir labai aiškius pardavimo užsakymo dokumentus.

Taigi, kaip jau ir sužinojote, pardavimo užsakymas yra dokumentas, patvirtinantis kliento ir pardavėjo ketinimą iškeisti pinigus į prekes ir (arba) paslaugas. Pardavimo užsakymą parengia pardavėjas, jame pateikiama beveik tokia pati informacija kaip ir sąskaitoje faktūroje. Tačiau, sąskaitos faktūros išrašomos paskutiniame sandorio sudarymo etape (pristačius prekes), o pardavimo užsakymas siunčiamas daug anksčiau. Dokumente paprastai pateikiami svarbūs duomenys apie terminus ir numatomą pristatymo datą.