Wat is een inkooporder?

Leer waarom u inkooporders nodig heeft voor uw bedrijf.

Domas Bitvinskas

Mede-oprichter, Atlasmic

Als je een klein bedrijf runt, kan er veel misgaan. Neem bijvoorbeeld het voorraadbeheer. In een ideale wereld zou het zo eenvoudig zijn als u een bestelling doet, betaalt en de goederen ontvangt.

We leven echter niet in een perfecte wereld en ongelukken kunnen en gebeuren. Eén verkeerd getypte brief kan al genoeg zijn om goederen op het verkeerde adres af te leveren, de verkeerde hoeveelheid te verzenden of het verkeerde bedrag in rekening te brengen.

Hoewel het misschien een klein, vrij eenvoudig te verhelpen probleem lijkt, kan het in feite leiden tot vertragingen bij de verzending en de aanvulling van voorraden, tekorten, betalingsproblemen en nog veel meer. En helaas, in deze snelle wereld kunnen een paar slechte bestellingen uw bedrijfsreputatie onherstelbaar beschadigen.

Hier kunnen inkooporders u helpen.

Wat is een inkooporder?

Een inkooporder is een juridisch document dat een koper aan een leverancier of winkel voorlegt en waarmee hij de aankoop autoriseert. Op de bestelbon staat informatie over de bestelde producten, de hoeveelheid, de prijs, de belastingen, het verzend- en factuuradres en andere essentiële informatie.

Inkooporders (ook vaak PO's genoemd) dienen om de belangen van zowel de verkoper als de koper te beschermen, door de transactie officieel te documenteren. Het geeft duidelijk aan welk verzoek aan de verkoper is gedaan en voorkomt verwarring.

Hier is een voorbeeld van hoe een inkooporder eruit kan zien:

Hebben inkooporders juridische waarde?

Een inkooporder is inderdaad een juridisch bindend contract voor zowel de verkoper als de koper, maar het werkt alleen als het door de verkoper wordt aanvaard.

Als de koper weigert voor de bestelling te betalen, is de verkoper beschermd en kan hij gerechtelijke stappen ondernemen. En natuurlijk werkt het in beide richtingen - als een koper heeft betaald maar de verkoper weigert of niet in staat is om de bestelling af te ronden.

De voordelen van het gebruik van inkooporders

Inkooporders helpen u, net als vele andere documenten, misschien niet om meer te verkopen, maar stellen u wel in staat de zaken beter bij te houden. Hier zijn een paar voordelen van het gebruik van inkooporders:

Met inkooporders kunt u orders gemakkelijk volgen

Als u veel inkomende orders ontvangt, kan uw orderverwerkingsteam snel overweldigd raken zonder de juiste documentatie. Met een waterdicht PO-systeem kunt u de bevoorrading, verzending, afhandelingsdata en andere technische details bijhouden.

Dubbele orders voorkomen

Dit is een van de belangrijkste voordelen van het implementeren van een inkoopordersysteem. Door inkooporders te koppelen aan facturen kunt u er zeker van zijn dat u de juiste producten in de juiste hoeveelheden verstuurt, vooral wanneer u uw bedrijf uitbreidt.

Inkooporders dienen als juridische documenten

Wanneer onvermijdelijk een geschil ontstaat, kan een inkooporder worden gebruikt als juridisch document ter bevestiging van een transactie of bestelling.

Documentatie helpt fraude voorkomen

Met een efficiënt systeem voor het traceren van aankopen kunt u frauduleuze betalingen, ondeugdelijke facturen en andere fouten of pogingen tot oplichting gemakkelijk opsporen.

Een meer diepgaande kijk op uw financiën

Met een gedigitaliseerd systeem kunt u niet alleen inkooporders bijhouden, maar ook andere gegevens in verband met die orders zien. Hier zult u betaalde en onbetaalde bestellingen kunnen bekijken en een beter idee krijgen van de geldstromen in uw bedrijf.

Inkooporders vereenvoudigen controles

Als u ooit gecontroleerd wordt, is het met inkooporders veel gemakkelijker om gegevens te verzamelen en te controleren. Het enige wat u hoeft te doen is de inkooporders vergelijken met facturen en pakbonnen. Een lang, moeilijk proces, wordt veel eenvoudiger.

Zijn facturen en inkooporders hetzelfde?

Nee, hoewel de twee documenten een vergelijkbare inhoud hebben, zijn facturen en inkooporders niet hetzelfde. Ten eerste wordt een factuur opgesteld door de verkoper. Een factuur wordt meestal gebruikt om een betaling te innen, vooral wanneer het om specifieke voorwaarden gaat. Een factuur kan ook worden verzonden als bevestiging en registratie van een ontvangen betaling.

In PO's zal echter bijna altijd het factuurnummer worden vermeld, en vice versa, om ervoor te zorgen dat de twee documenten aan elkaar worden gekoppeld. Dit is gewoon bedoeld om de organisatie en documentatie te vergemakkelijken.

Het is ook belangrijk op te merken dat facturen gewoonlijk geen informatie bevatten over verzending, technische informatie en andere gegevens.

Hier is een voorbeeld:

Stel u voor dat u een nieuwe computer wilt bestellen voor uw kantoor aan huis. Eerst maakt u een inkooporder met de details van uw bestelling: het product dat u koopt, de hoeveelheid, de verzendgegevens, technische en aanvullende informatie. U stuurt deze PO naar de verkoper - het bedrijf dat uw bestelling zal uitvoeren.

Nadat zij hebben bevestigd dat zij de door u gevraagde artikelen in voorraad hebben, kunnen zij de kooporder goedkeuren en kunt u betalen via de beschikbare betaalmethode. Nadat de betaling is verwerkt en ontvangen, zal de verkoper uw bestelling verzenden, u voorzien van verzendgegevens, tracking nummers, en een factuur.

Afhankelijk van het soort factuur zal deze bevestigen dat de transactie is voltooid - u hebt betaald voor uw producten - of details bevatten over hoe u de bestelling kunt betalen, samen met de vervaldatum, als u dat nog niet hebt gedaan.

U kunt de factuur vergelijken met de inkooporder om er zeker van te zijn dat u voor de juiste producten hebt betaald. Bovendien kunt u zowel de inkooporder als de factuur vergelijken met de verzend- en verpakkingsbon - dit wordt "three-way matching" genoemd (meer leren).

Zijn verkooporders en inkooporders hetzelfde?

Vergelijkbaar met facturen, dienen verkooporders een ander doel en zijn niet hetzelfde als inkooporders. Verkooporders worden gegenereerd door verkopers en leveranciers en fungeren als een bevestiging van de verkoop. We hebben ook een artikel geschreven over verkooporders als u meer wilt weten (klik hier).

Moet u het inkooporderproces automatiseren?

Laten we eerlijk zijn, papier is op zijn retour. Niet alleen zijn fysieke documenten schadelijk voor het milieu, maar ze zijn ook onhandig op te slaan. U moet zich zorgen maken over opslagruimte, vulsystemen, en nog veel meer. Om nog maar te zwijgen van het feit dat fysieke documenten gemakkelijk zoekraken, beschadigd raken of zelfs vernietigd worden.

Dit zal uiteindelijk leiden tot ontbrekende transactiegegevens, problemen bij de belastingaangifte, en tal van andere problemen die u tijd en geld kosten.

Gelukkig zijn er tal van softwaresystemen die het inkooporderproces digitaliseren, samen met facturen, verkooporders en andere documenten. Dit maakt het veel gemakkelijker om de vereiste gegevens op te slaan en terug te vinden. Bovendien beschermt u zichzelf tegen gegevensverlies door back-ups te maken van uw gegevens.

Conclusie

Inkooporders zijn een onmisbaar document voor elk bedrijf dat te maken heeft met fysieke leveringen, en kunnen zeker een hulp zijn voor bedrijven die te maken hebben met digitale goederen of diensten.

Met een inkoopordersysteem kunt u de financiën van uw bedrijf in de gaten houden, frauduleuze betalingen opsporen en groei documenteren.

Bovendien helpen inkooporders om problemen te voorkomen die zich kunnen voordoen bij de verzending, de herbevoorrading en andere orderverwerkingsprocessen.

Ten slotte is het van essentieel belang te onthouden dat dit document als juridisch bindend document dient vanaf het moment dat het door de verkoper is goedgekeurd. Dit zal u helpen uw bedrijf te beschermen als er zich problemen voordoen.

Het is echter het beste om een gedigitaliseerd systeem voor het beheer van het e-inkoopproces of het inkooporderproces in te voeren. Het zal niet alleen het milieu groener maken, maar ook de opslag en het beheer van gegevens veel gemakkelijker maken.

Meer voor uw bedrijfsgroei