Was ist ein Kaufauftrag?

Erfahren Sie, warum Sie Bestellungen für Ihr Unternehmen benötigen.

Domas Bitvinskas

Mitbegründer, Atlasmic

Wenn man ein kleines Unternehmen führt, kann viel schief gehen. Nehmen wir zum Beispiel das Liefermanagement. In einer idealen Welt wäre es so einfach, dass Sie eine Bestellung aufgeben, dafür bezahlen und die Ware erhalten.

Wir leben jedoch nicht in einer perfekten Welt, und Unfälle können und werden passieren. Es reicht schon ein falsch getippter Brief, um Waren an die falsche Adresse zu liefern, die falsche Menge zu versenden oder einen falschen Betrag zu berechnen.

Auch wenn es wie ein kleines, leicht zu behebendes Problem aussieht, kann es in Wirklichkeit zu Verzögerungen beim Versand und bei der Wiederauffüllung der Bestände, zu Engpässen, Zahlungsproblemen und vielem mehr führen. Und leider können in dieser schnelllebigen Welt ein paar schlechte Bestellungen den Ruf Ihres Unternehmens irreparabel schädigen.

Hier kommt die Bestellung ins Spiel, um Ihnen zu helfen.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist ein rechtsgültiges Dokument, das ein Käufer einem Lieferanten oder einem Geschäft vorlegt, um den Kauf zu genehmigen. Darin finden Sie Informationen über die bestellten Produkte, die Menge, den Preis, die Steuern, die Versand- und Rechnungsadresse und andere wichtige Informationen.

Bestellungen (oft auch als POs bezeichnet) dienen dazu, sowohl die Interessen des Verkäufers als auch die des Käufers zu schützen, indem sie die Transaktion offiziell dokumentieren. Sie macht die Anfrage an den Verkäufer deutlich und beugt Verwechslungen vor.

Hier ein Beispiel, wie eine Bestellung aussehen könnte:

Haben Bestellungen rechtliches Gewicht?

Eine Bestellung ist zwar ein rechtsverbindlicher Vertrag für Verkäufer und Käufer, aber sie funktioniert nur, wenn sie vom Verkäufer akzeptiert wird.

Wenn der Käufer sich weigert, für die Bestellung zu zahlen, ist der Verkäufer geschützt und kann rechtliche Schritte einleiten. Und natürlich funktioniert das auch in beide Richtungen - wenn ein Käufer eine Zahlung geleistet hat, der Verkäufer sich aber weigert oder nicht in der Lage ist, die Bestellung auszuführen.

Die Vorteile der Verwendung von Bestellungen

Bestellungen helfen Ihnen vielleicht nicht, mehr Umsatz zu machen, aber sie helfen Ihnen, Ihre Geschäfte besser zu überwachen. Hier sind einige Vorteile der Verwendung von Bestellungen:

Mit Bestellungen können Sie Aufträge leicht verfolgen

Wenn Sie viele eingehende Aufträge erhalten, kann Ihr Fulfillment-Team ohne die richtige Dokumentation schnell überfordert sein. Ein kugelsicheres Bestellsystem hilft Ihnen, den Überblick über Lieferung, Versand, Erfüllungsdaten und andere technische Details zu behalten.

Verhinderung doppelter Bestellungen

Dies ist einer der Hauptvorteile der Einführung eines Bestellsystems. Die Verwendung von Bestellungen, um sie mit Rechnungen abzugleichen, hilft Ihnen sicherzustellen, dass Sie die richtigen Produkte in den richtigen Mengen versenden, insbesondere wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern.

Bestellungen dienen als Rechtsdokumente

Wenn es unweigerlich zu einem Streitfall kommt, kann eine Bestellung als Rechtsdokument verwendet werden, das eine Transaktion oder eine Bestellung bestätigt.

Dokumentation hilft, Betrug zu verhindern

Mit einem effizienten System zur Nachverfolgung der Beschaffung können Sie betrügerische Zahlungen, fehlerhafte Rechnungen und andere Fehler oder Betrugsversuche leicht erkennen.

Ein genauerer Blick auf Ihre Finanzen

Ein digitalisiertes System hilft nicht nur bei der Verfolgung von Bestellungen, sondern auch bei der Anzeige anderer damit verbundener Daten. Hier können Sie bezahlte und unbezahlte Bestellungen einsehen und erhalten eine bessere Vorstellung davon, wie Geld in Ihr Unternehmen fließt.

Bestellungen vereinfachen Audits

Sollten Sie jemals einer Prüfung unterzogen werden, können Sie mit Hilfe von Bestellungen viel einfacher Daten sammeln und abgleichen. Sie müssen lediglich die Bestellungen mit Rechnungen und Lieferscheinen vergleichen. Ein langer, schwieriger Prozess wird dadurch viel einfacher.

Sind Rechnungen und Bestellungen dasselbe?

Nein, obwohl die beiden Dokumente einen ähnlichen Inhalt haben, sind Rechnungen und Bestellungen nicht dasselbe. Zunächst einmal wird eine Rechnung vom Verkäufer erstellt. Rechnungen werden in der Regel verwendet, um eine Zahlung einzuziehen, insbesondere wenn es um bestimmte Bedingungen geht. Alternativ kann eine Rechnung auch als Bestätigung und Beleg für eine erhaltene Zahlung verschickt werden.

In den Bestellungen wird jedoch fast immer die Rechnungsnummer angegeben und umgekehrt, um sicherzustellen, dass die beiden Dokumente miteinander verbunden sind. Dies dient lediglich dazu, die Organisation und Dokumentation zu erleichtern.

Außerdem ist zu beachten, dass Rechnungen in der Regel keine Informationen über den Versand, technische Informationen und andere Daten enthalten.

Hier ist ein Beispiel:

Stellen Sie sich vor, Sie müssen einen neuen Computer für Ihr Heimbüro bestellen. Zunächst erstellen Sie eine Bestellung, die die Einzelheiten Ihrer Bestellung enthält: das Produkt, das Sie kaufen, die Menge, die Versanddetails, technische und zusätzliche Informationen. Diese Bestellung schicken Sie an den Verkäufer - das Unternehmen, das Ihre Bestellung ausführen wird.

Nachdem er bestätigt hat, dass er die von Ihnen gewünschten Artikel auf Lager hat, kann er die Bestellung genehmigen und Sie können mit der verfügbaren Zahlungsmethode bezahlen. Nachdem die Zahlung bearbeitet und eingegangen ist, wird der Verkäufer Ihre Bestellung versenden und Ihnen die Versanddetails, die Tracking-Nummern und eine Rechnung zukommen lassen.

Je nach Art der Rechnung wird bestätigt, dass die Transaktion abgeschlossen ist - Sie haben für Ihre Produkte bezahlt - oder es werden Einzelheiten zur Bezahlung der Bestellung sowie das Fälligkeitsdatum angegeben, falls Sie noch nicht bezahlt haben.

Sie können die Rechnung mit der Bestellung vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie für die richtigen Produkte bezahlt haben. Außerdem können Sie sowohl die Bestellung als auch die Rechnung mit dem Versand- und Verpackungsschein vergleichen - dies wird als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet (mehr erfahren).

Sind Kundenaufträge und Bestellungen dasselbe?

Ähnlich wie Rechnungen dienen Kundenaufträge einem anderen Zweck und sind nicht dasselbe wie Bestellungen. Kundenaufträge werden von Verkäufern und Lieferanten erstellt und dienen als Bestätigung des Verkaufs. Wir haben auch einen Artikel über Kundenaufträge geschrieben, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten (hier klicken).

Sollten Sie den Bestellvorgang automatisieren?

Machen wir uns nichts vor: Papier ist auf dem Rückzug. Physische Dokumente sind nicht nur schädlich für die Umwelt, sondern auch umständlich zu lagern. Sie müssen sich Gedanken über Lagerraum, Abfüllsysteme und vieles mehr machen. Ganz zu schweigen davon, dass physische Dokumente leicht verlegt, beschädigt oder sogar zerstört werden können.

Wenn Sie dies zulassen, führt dies zu fehlenden Transaktionsdaten, Problemen bei der Steuererklärung und einer Vielzahl anderer Probleme, die Sie Zeit und Geld kosten.

Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Softwaresystemen, die den Bestellvorgang zusammen mit Rechnungen, Kundenaufträgen und anderen Dokumenten digitalisieren. Das macht es viel einfacher, die benötigten Daten zu speichern und aufzufinden. Darüber hinaus schützen Sie sich durch die Einrichtung von Datensicherungen vor Datenverlusten.

Schlussfolgerung

Bestellungen sind ein unverzichtbares Dokument für jedes Unternehmen, das mit physischen Lieferungen zu tun hat, und können für Unternehmen, die mit digitalen Waren oder Dienstleistungen handeln, durchaus hilfreich sein.

Die Einführung eines Bestellsystems hilft Ihnen, die Finanzen Ihres Unternehmens im Auge zu behalten, betrügerische Zahlungen zu erkennen und das Wachstum zu dokumentieren.

Darüber hinaus tragen Bestellungen dazu bei, Probleme zu vermeiden, die beim Versand, bei der Wiederbelieferung und bei anderen Prozessen der Auftragsabwicklung auftreten können.

Schließlich ist es wichtig, daran zu denken, dass dieses Dokument von dem Moment an, in dem es vom Verkäufer genehmigt wird, rechtsverbindlich ist. Dies wird Ihnen helfen, Ihr Unternehmen zu schützen, falls Probleme auftreten sollten.

Am besten ist es jedoch, ein digitalisiertes System zur Verwaltung der elektronischen Beschaffung oder des Bestellvorgangs einzuführen. Dadurch wird nicht nur die Umwelt entlastet, sondern auch die Datenspeicherung und -verwaltung erheblich erleichtert.

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