¿Qué es una orden de compra?

Sepa por qué necesita órdenes de compra para su empresa.

Domas Bitvinskas

Cofundador, Atlasmic

Cuando se dirige una pequeña empresa, muchas cosas pueden ir mal. Tomemos como ejemplo la gestión de los suministros. En un mundo ideal, sería tan sencillo como hacer un pedido, pagarlo y recibir la mercancía.

Sin embargo, no vivimos en un mundo perfecto y los accidentes pueden ocurrir y ocurren. Basta con una carta mal escrita para que la mercancía se entregue en una dirección equivocada, se envíe una cantidad errónea o se cobre un importe equivocado.

Aunque pueda parecer un problema pequeño y fácil de solucionar, en realidad puede provocar retrasos en los envíos y en la reposición de existencias, escasez, problemas de pago y mucho más. Y, por desgracia, en este mundo tan acelerado, unos pocos pedidos malos pueden empañar la reputación de su empresa de forma irreparable.

Aquí es donde las órdenes de compra entran en juego para ayudarle.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento legal que un comprador presenta a un proveedor o tienda, autorizando la compra. En su interior encontrará información sobre los productos solicitados, la cantidad, el precio, los impuestos, las direcciones de envío y facturación, y otros datos esenciales.

Las órdenes de compra (también llamadas a menudo PO) sirven para proteger tanto los intereses del vendedor como los del comprador, al documentar oficialmente la transacción. Comunica claramente la solicitud realizada al vendedor y sirve para evitar confusiones.

Este es un ejemplo de cómo podría ser una orden de compra:

¿Tienen peso legal las órdenes de compra?

Una orden de compra es, en efecto, un contrato jurídicamente vinculante para el vendedor y el comprador, pero sólo funciona si es aceptada por el vendedor.

Si el comprador se niega a pagar el pedido, el vendedor está protegido y puede iniciar acciones legales. Y, por supuesto, funciona en ambos sentidos: si un comprador ha realizado un pago pero el vendedor se niega o no puede completar el pedido.

Las ventajas de utilizar órdenes de compra

Las órdenes de compra, al igual que muchos otros documentos, puede que no le ayuden a producir más ventas, pero sin duda le permitirán llevar un mejor control del negocio. He aquí algunas de las ventajas de utilizar órdenes de compra:

Las órdenes de compra le permiten hacer un seguimiento de los pedidos con facilidad

Si recibe muchos pedidos, su equipo de cumplimiento puede verse abrumado rápidamente si no cuenta con la documentación adecuada. Un sistema de pedidos a prueba de balas le ayudará a hacer un seguimiento del suministro, el envío, las fechas de cumplimiento y otros detalles técnicos.

Evitar la duplicación de pedidos

Esta es una de las principales ventajas de implantar un sistema de órdenes de compra. El uso de los pedidos para hacerlos coincidir con las facturas le ayudará a asegurarse de que está enviando los productos correctos en las cantidades correctas, especialmente al escalar su negocio

Las órdenes de compra sirven como documentos legales

Cuando inevitablemente se produce una disputa, una orden de compra puede utilizarse como documento legal, confirmando una transacción o un pedido.

La documentación ayuda a prevenir el fraude

Un sistema eficaz de seguimiento de las compras le ayudará a identificar fácilmente los pagos fraudulentos, las facturas defectuosas y otros errores o intentos de estafa.

Una mirada más profunda a sus finanzas

Un sistema digitalizado no sólo le ayudará a hacer un seguimiento de los pedidos de compra, sino a ver otros datos relacionados con ellos. Aquí podrás ver los pedidos pagados y no pagados y tener una mejor idea de cómo fluye el dinero en tu negocio.

Las órdenes de compra simplifican las auditorías

Si alguna vez le hacen una auditoría, las órdenes de compra le facilitarán mucho la recopilación y el cotejo de datos. Todo lo que tiene que hacer es comparar los pedidos con las facturas y los albaranes. Un proceso largo y difícil, se convierte en algo mucho más sencillo.

¿Son iguales las facturas y las órdenes de compra?

No, a pesar de que ambos documentos tienen un contenido similar, las facturas y las órdenes de compra no son lo mismo. En primer lugar, una factura es creada por el vendedor. Las facturas suelen utilizarse para cobrar un pago, especialmente cuando se trata de condiciones específicas. También se puede enviar una factura como forma de confirmar y registrar un pago recibido.

Sin embargo, los pedidos casi siempre mencionan el número de la factura, y viceversa, para asegurarse de que los dos documentos están vinculados. Esto sirve simplemente para facilitar la organización y la documentación.

También es importante tener en cuenta que las facturas no suelen contener información sobre el envío, la información técnica y otros datos.

He aquí un ejemplo:

Imagina que tienes que pedir un nuevo ordenador para tu oficina en casa. En primer lugar, crea una orden de compra con los detalles de su pedido: el producto que va a comprar, la cantidad, los detalles de envío, la información técnica y la información adicional. Envías esta orden de compra al vendedor, la empresa que se encargará de realizar tu pedido.

Después de confirmar que tienen los artículos solicitados en stock, pueden aprobar la orden de compra y usted puede pagarles a través del método de pago disponible. Una vez procesado y recibido el pago, el vendedor enviará tu pedido, te proporcionará los datos de envío, los números de seguimiento y una factura.

Dependiendo del tipo de factura, confirmará que la transacción se ha completado, es decir, que ha pagado los productos, o incluirá detalles sobre cómo pagar el pedido, junto con la fecha de vencimiento, si no lo ha hecho.

Puede utilizar la factura para compararla con el pedido y asegurarse de que ha pagado por los productos correctos. Además, puede comparar tanto la orden de compra como la factura con el albarán de envío y embalaje, lo que se denomina cotejo a tres bandas (Más información).

¿Son iguales los pedidos de venta y los pedidos de compra?

Al igual que las facturas, los pedidos de venta tienen una finalidad diferente y no son lo mismo que los pedidos de compra. Los pedidos de venta son generados por vendedores y proveedores y actúan como una confirmación de la venta. También escribimos un artículo sobre las órdenes de venta si está interesado en saber más (haga clic aquí).

¿Debe automatizar el proceso de pedidos?

Admitámoslo, el papel está en vías de desaparición. Los documentos físicos no sólo son perjudiciales para el medio ambiente, sino que son incómodos de almacenar. Hay que preocuparse por el espacio de almacenamiento, los sistemas de llenado y mucho más. Por no hablar de que los documentos físicos pueden extraviarse, dañarse o incluso destruirse con facilidad.

Dejar que esto ocurra acabará provocando la pérdida de datos de las transacciones, problemas a la hora de presentar los impuestos y una serie de otros problemas que le costarán tiempo y dinero.

Por suerte, hay muchos sistemas de software que digitalizan el proceso de las órdenes de compra, junto con las facturas, los pedidos de venta y otros documentos. Esto hace que sea mucho más fácil almacenar y localizar los datos necesarios. Además, con la realización de copias de seguridad de los datos, se está protegiendo de la pérdida de los mismos.

Conclusión:

Las órdenes de compra son un documento imprescindible para cualquier empresa que se dedique al suministro físico, y pueden ayudar sin duda a las que se dedican a los bienes o servicios digitales.

La implantación de un sistema de órdenes de compra le ayudará a controlar las finanzas de su empresa, identificar los pagos fraudulentos y documentar el crecimiento.

Además, las órdenes de compra ayudan a evitar los problemas que pueden surgir durante el envío, el reabastecimiento y otros procesos de cumplimiento de los pedidos.

Por último, es esencial recordar que este documento es legalmente vinculante desde el momento en que es aprobado por el vendedor. Esto le ayudará a proteger su negocio en caso de que surjan problemas.

Sin embargo, lo mejor es implantar un sistema de administración del proceso de compra electrónica o de órdenes de compra digitalizadas. No sólo hará que el medio ambiente sea más ecológico, sino que facilitará el almacenamiento y la gestión de los datos.

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