Kas yra pirkimo užsakymas?

Sužinokite, kodėl jūsų verslui reikalingi pirkimo užsakymai.

Domas Bitvinskas

Bendraįkūrėjas, Atlasmic

Vykdant mažą verslą daug kas gali nepavykti. Paimkime, pavyzdžiui, tiekimo valdymą. Idealiame pasaulyje viskas būtų taip paprasta: jūs pateikiate užsakymą, sumokate už jį ir gaunate prekes.

Tačiau negyvename tobulame pasaulyje ir nelaimingų atsitikimų gali pasitaikyti ir pasitaiko. Užtenka vieno klaidingai parašyto laiško, kad prekės būtų pristatytos netinkamu adresu, būtų išsiųstas netinkamas kiekis arba išskaičiuota netinkama suma.

Nors gali atrodyti, kad tai nedidelė, gana lengvai išsprendžiama problema, iš tikrųjų dėl jos gali vėluoti siuntos ir atsargos, atsirasti trūkumų, mokėjimo problemų ir kt. Deja, šiame sparčiai besikeičiančiame pasaulyje keli blogi užsakymai gali nepataisomai sugadinti jūsų verslo reputaciją.

Tačiau, čia jums padės pirkimo užsakymai (angl. purchase orders).

Kas yra pirkimo užsakymas?

Pirkimo užsakymas - tai teisinis dokumentas, kurį pirkėjas pateikia tiekėjui arba parduotuvei ir kuriuo suteikiamas leidimas pirkti. Jame pateikiama informacija apie užsakytus produktus, jų kiekį, kainą, mokesčius, pristatymo ir atsiskaitymo adresus ir kita svarbi informacija.

Pirkimo užsakymai (dar dažnai vadinami PO) padeda apsaugoti tiek pardavėjo, tiek pirkėjo interesus, nes jais oficialiai įforminamas sandoris. Juo aiškiai pranešama apie pardavėjui pateiktą prašymą ir padedama išvengti painiavos.

Štai pavyzdys, kaip gali atrodyti pirkimo užsakymas:

Ar pirkimo užsakymai turi teisinę reikšmę?

Pirkimo užsakymas iš tiesų yra teisiškai įpareigojanti sutartis tiek pardavėjui, tiek pirkėjui, tačiau ji veikia tik tada, kai ją priima pardavėjas.

Jei pirkėjas atsisako sumokėti už užsakymą, pardavėjas yra apsaugotas ir gali imtis teisinių veiksmų. Ir, žinoma, tai galioja abiem kryptimis - jei pirkėjas atliko mokėjimą, bet pardavėjas atsisako arba negali įvykdyti užsakymo.

Pirkimo užsakymų naudojimo privalumai

Pirkimo užsakymai, kaip ir daugelis kitų dokumentų, galbūt nepadės jums padidinti pardavimų, bet tikrai leis geriau stebėti verslo reikalus. Štai keletas pirkimo užsakymų naudojimo privalumų:

Pirkimo užsakymai leidžia lengvai sekti užsakymus

Jei gaunate daug užsakymų, be tinkamų dokumentų vykdymo komanda gali būti greitai perpildyta. Tvarkinga užsakymų registravimo sistema padės sekti tiekimo, pristatymo, įvykdymo datas ir kitas technines detales.

Užkirskite kelią pasikartojantiems užsakymams

Tai vienas iš pagrindinių pirkimo užsakymų sistemos privalumų. Užsakomųjų raštų naudojimas, siekiant juos suderinti su sąskaitomis faktūromis, padės įsitikinti, kad siunčiate tinkamus produktus tinkamais kiekiais, ypač plečiant verslą.

Pirkimo užsakymai yra teisiniai dokumentai

Kai neišvengiamai kyla ginčas, pirkimo užsakymas gali būti naudojamas kaip teisinis dokumentas, patvirtinantis sandorį ar užsakymą.

Dokumentai padeda išvengti sukčiavimo

Veiksminga pirkimų stebėjimo sistema padės lengvai nustatyti nesąžiningus mokėjimus, klaidingas sąskaitas faktūras ir kitas klaidas ar bandymus sukčiauti.

Nuodugnesnis žvilgsnis į jūsų finansus

Skaitmenizuota sistema padės ne tik sekti pirkimo užsakymus, bet ir matyti kitus su jais susijusius duomenis. Čia galėsite peržiūrėti apmokėtus ir neapmokėtus užsakymus ir geriau suprasti, kaip į jūsų verslą patenka pinigai.

Pirkimo užsakymai supaprastina auditą

Jei kada nors būsite tikrinami, pirkimo užsakymai padės lengviau surinkti ir patikrinti duomenis. Užtenka tik palyginti pirkimo užsakymus su sąskaitomis faktūromis ir pakavimo lapais. Ilgas ir sudėtingas procesas tampa daug paprastesnis.

Ar sąskaitos faktūros ir pirkimo užsakymai yra tas pats?

Ne, nepaisant to, kad šių dviejų dokumentų turinys panašus, sąskaitos faktūros ir pirkimo užsakymai nėra tapatūs. Visų pirma, sąskaitą faktūrą išrašo pardavėjas. Sąskaitos faktūros paprastai naudojamos mokėjimui surinkti, ypač kai kalbama apie konkrečias sąlygas. Sąskaita faktūra gali būti siunčiama kaip būdas patvirtinti ir užregistruoti gautą mokėjimą.

Tačiau, norint įsitikinti, kad abu dokumentai yra susieti, pirkimo užsakyme (PO) beveik visada nurodomas sąskaitos faktūros numeris ir atvirkščiai. Taip paprasčiausiai palengvinamas dokumentų tvarkymas ir dokumentavimas.

Taip pat svarbu pažymėti, kad sąskaitose faktūrose paprastai nepateikiama informacija apie pristatymą, techninė informacija ir kiti duomenys.

Štai pavyzdys:

Įsivaizduokite, kad reikia užsisakyti naują kompiuterį namų biurui. Pirmiausia sukuriate pirkimo užsakymą, kuriame pateikiama išsami užsakymo informacija: perkamas produktas, kiekis, pristatymo duomenys, techninė ir papildoma informacija. Šį PO išsiunčiate pardavėjui - įmonei, kuri vykdys jūsų užsakymą.

Patvirtinę, kad turi jūsų pageidaujamų prekių sandėlyje, jie gali patvirtinti pirkimo užsakymą, o jūs galite sumokėti už jį naudodami turimą mokėjimo būdą. Apdorojęs ir gavęs mokėjimą, pardavėjas išsiųs jūsų užsakymą, pateiks pristatymo informaciją, sekimo numerius ir sąskaitą faktūrą.

Priklausomai nuo sąskaitos faktūros tipo, joje bus patvirtinta, kad sandoris baigtas - sumokėjote už produktus, arba bus pateikta išsami informacija, kaip sumokėti už užsakymą, ir nurodyta apmokėjimo data, jei to nepadarėte.

Galite naudoti sąskaitą faktūrą ir palyginti ją su PO, kad įsitikintumėte, jog sumokėjote už tinkamus produktus. Be to, galite palyginti tiek pirkimo užsakymą, tiek sąskaitą faktūrą su siuntimo ir pakavimo kvitu - tai vadinama trijų krypčių palyginimu (sužinoti daugiau).

Ar pardavimo užsakymai ir pirkimo užsakymai yra tas pats?

Pardavimo užsakymai, kaip ir sąskaitos faktūros, turi kitą paskirtį ir nėra tokie patys kaip pirkimo užsakymai. Pardavimo užsakymus rengia pardavėjai ir tiekėjai ir jie veikia kaip pardavimo patvirtinimas. Jei norite sužinoti daugiau, taip pat parašėme straipsnį apie pardavimo užsakymus (spauskite čia).

Ar turėtumėte automatizuoti pirkimo užsakymo procesą?

Pripažinkime, kad popierius baigia išnykti. Fiziniai dokumentai ne tik kenkia aplinkai, bet ir yra nepatogūs saugoti. Reikia rūpintis saugojimo vieta, pildymo sistemomis ir daugybe kitų dalykų. Jau nekalbant apie tai, kad fiziniai dokumentai gali būti lengvai pamesti, sugadinti ar net sunaikinti.

Jei taip nutiks, galiausiai trūks sandorių duomenų, kils problemų pildant mokesčių deklaracijas ir kils daugybė kitų problemų, kurios jums kainuos laiko ir pinigų.

Laimei, yra daugybė programinės įrangos sistemų, kurios skaitmenizuoja pirkimo užsakymų, sąskaitų faktūrų, pardavimo užsakymų ir kitų dokumentų procesą. Taip daug lengviau saugoti ir rasti reikiamus duomenis. Be to, įdiegę atsargines duomenų kopijas, apsisaugote nuo duomenų praradimo.

Išvada

Pirkimo užsakymai yra privalomas dokumentas bet kuriai įmonei, užsiimančiai fiziniu tiekimu, ir neabejotinai gali padėti įmonėms, užsiimančioms skaitmeninėmis prekėmis ar paslaugomis.

Įdiegę pirkimo užsakymų sistemą galėsite stebėti savo įmonės finansus, nustatyti nesąžiningus mokėjimus ir dokumentuoti augimą.

Be to, pirkimo užsakymai padeda išvengti problemų, kurios gali kilti siuntimo, tiekimo ir kitų užsakymo vykdymo procesų metu.

Galiausiai, būtina prisiminti, kad šis dokumentas yra teisiškai privalomas nuo to momento, kai jį patvirtina pardavėjas. Tai padės jums apsaugoti savo verslą, jei iškiltų problemų.

Geriausia įdiegti skaitmeninę e. viešųjų pirkimų arba pirkimo užsakymų procesų administravimo sistemą. Ji ne tik ekologiškiau tausos aplinką, bet ir gerokai palengvins duomenų saugojimą ir valdymą.

Daugiau jūsų verslo augimui